Deretan Rumus & Fitur Excel, Sangat Powerfull untuk Profesi Admin

Excel masih menjadi tools terbaik hingga saat ini. Meskipun pertama kali diluncurkan untuk versi Windows pada tahun 1987, Excel terus berinovasi dan mengembangkan berbagai fitur yang membuatnya tidak kalah eksis dengan software sheet lainnya. Tampilan dari Excel ini berbentuk sheet yang berisi kolom dan baris. Excel bisa dimanfaatkan untuk banyak hal, mulai dari penginputan data, pembersihan data, menganalisis data, hingga untuk analisis tingkat lanjut seperti forecasting, dan masih banyak lagi.

Berbagai fitur yang dimiliki oleh Excel membuat Excel tidak hanya dibutuhkan oleh praktisi data saja, melainkan juga dibutuhkan oleh profesi-profesi lainnya yang berhubungan dengan data. Salah satunya adalah posisi Admin. Pekerjaan seorang admin tentu tidak akan jauh-jauh dari data, maka mereka sudah pasti harus menguasai Excel dengan baik. 

Sebenarnya, ada beberapa fungsi dan fitur Excel yang cukup mampu untuk mempermudah pekerjaan seorang admin, diantaranya adalah fungsi VLOOKUP(), HLOOKUP(), Pivot Table, hingga Conditional Formatting. Kira-kira gimana ya cara menggunakannya? Yuk, simak artikel berikut!

1. VLOOKUP

VLOOKUP() merupakan salah satu rumus yang cukup berguna dalam pekerjaan seorang admin. VLOOKUP() sendiri digunakan untuk mencari data berdasarkan keyword tertentu yang berhubungan dengan data tersebut. Misalkan harga barang kita jadikan sebagai sumber data. Kamu diminta untuk menentukan harga dari masing-masing code barang, karena biasanya ketika berbelanja yang akan dilihat adalah kode nya. Salah satu caranya adalah dengan menggunakan VLOOKUP(). Berikut caranya:

Secara umum, rumus dari VLOOKUP() sendiri adalah:

VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

Dimana:

• VLOOKUP : fungsi untuk mencari data secara vertikal

• lookup_value: kata kunci untuk mencari data

• table_array: sumber data

• col_index_num: urutan kolom yang ingin diambil datanya

• [range_lookup]: bisa diisi dengan TRUE jika lookup nya tidak harus sama persis, dan FALSE jika ingin mendapatkan data yang benar-benar sama dengan kata kunci. Selain itu bisa diisi dengan angka 1 untuk nilai TRUE, dan angka 0 untuk nilai FALSE.

Baca juga : Rumus Excel yang Paling Sering Digunakan dalam Dunia Kerja

2. HLOOKUP

Fungsi HLOOKUP() hampir mirip dengan VLOOKUP(), dimana kegunaannya adalah untuk mendapatkan data tertentu berdasarkan sumber data yang telah ada sebelumnya. Bedanya, jika pada VLOOKUP datanya akan disusun secara vertikal, maka pada HLOOKUP datanya akan disusun secara horizontal. Misalkan kita diminta untuk mencari kode pekerjaan dari beberapa karyawan di sebuah perusahaan. Data kode pekerjaan dengan nama pekerjaannya akan kita jadikan sebagai sumber data. Berikut adalah tampilannya.

Secara umum, rumus dari HLOOKUP() sendiri adalah:

HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num, [range_lookup])

Dimana:

• HLOOKUP : fungsi untuk mencari data secara vertikal

• lookup_value: kata kunci untuk mencari data

• table_array: sumber data

• row_index_num: urutan baris yang ingin diambil datanya

• [range_lookup]: bisa diisi dengan TRUE jika lookup nya tidak harus sama persis, dan FALSE jika ingin mendapatkan data yang benar-benar sama dengan kata kunci. Selain itu bisa diisi dengan angka 1 untuk nilai TRUE, dan angka 0 untuk nilai FALSE.

  
  

3. Pivot Table

Pembuatan kesimpulan pasti akan sangat dibutuhkan dari sekumpulan data, hal ini karena jika tidak dibuatkan kesimpulan maka kita tidak akan bisa melihat apa yang sebenarnya terjadi berdasarkan data yang ada. Salah satu cara membuat kesimpulan dalam Excel adalah menggunakan Pivot Table. Fitur ini terbilang akan sangat membantu pekerjaan para admin dan juga praktisi data karena hanya perlu klik and drag saja.

Misalkan kita memiliki sekumpulan hasil penjualan dalam rentang waktu satu minggu. Kita perlu menjumlahkan hasil penjualan perhari untuk mengetahui kapan penjualan terbanyak terjadi. Agar tidak perlu dijumlahkan satu persatu, maka kita bisa menggunakan Pivot Table, berikut adalah caranya:

4. Conditional Formatting

Conditional Formatting juga merupakan fitur yang sering digunakan dalam pekerjaan seorang admin. Dengan fitur ini, kita bisa menandai data yang memenuhi kondisi yang kita inginkan. Kita bisa menandai nilai terkecil, nilai terendah, nilai yang sama, serta kondisi lainnya yang kita definisikan sendiri. Kali ini, kita diminta untuk menentukan produk yang paling laku perhari dengan ketentuan paling tidak telah dibeli 5 kali atau lebih dalam satu hari. Maka caranya adalah:

• Pergi Conditional Formatting lalu pilih New Rule

  

• Pilih œuse a formula to determine which cells to format, lalu masukkan format yang ingin digunakan, misalnya di kolom C yang yang lebih atau sama dengan 5. Selanjutnya kamu bisa atur tampilannya di Format untuk Preview. Kali ini kita akan menandainya dengan warna kuning.

  

• Karena yang ingin ditandai di kolom B, maka pilih Conditional Formatting lalu Manage Rule, pastikan rule tersebut telah applies to kolom yang diinginkan.

  

Dan jadi deh! Dari cara tersebut, kita dapat menyimpulkan bahwa produk yang paling laku per hari adalah buku, minuman ringan, dan gantungan kunci.

Baca juga : Kenali Rumus IF pada 3 Kondisi dengan Excel

5. Kerjakan Quiz di DQLab untuk Mengukur Kemampuanmu Yuk!

Menyelesaikan Quiz Excel yang disediakan oleh DQLab bisa menjadi salah satu cara untuk uji kompetensi, lho! Sebagai orang yang masih terus belajar di bidang data, mengukur kemampuan memang sangat penting untuk dilakukan. Dengan begitu kamu bisa fokus untuk memperbaiki kompetensimu.

Tenang saja, quiz ini gratis lho dan bisa diakses kapan saja. Ada 3 bab yang bisa kamu kerjakan, mulai dari komponen ruang kerja Excel, VLOOKUP, dan grafik. 

Nah, tunggu apalagi? Yuk segera signup di DQLab.id dan mulai belajar Excel sekarang!

Penulis : Gifa Delyani Nursyafitri

Tags