Yuk, Intip Tips Cara Belajar Excel dengan Cepat Bagi Pemula

Dalam Excel, data merupakan tulang punggung bagi suatu penelitian, ketika kita melakukan pengumpulan data tentunya data yang kita miliki tersebut masih data mentah dan masih belum rapi baik dari segi struktur, penempatan, pemformatan, spasi tambahan, data duplikat dan lain sebagainya. Untuk itu, data-data tersebut perlu diolah dengan sebuah tools pengolahan data seperti microsoft excel. Microsoft excel merupakan tools pengolahan data yang sederhana tapi cukup powerfull tak heran jika banyak pemula memilih untuk belajar excel sebagai upaya mereka untuk membangun skill agar bisa berkarir sebagai praktisi data. 

Mengingat di era internet seperti ini segala macam informasi bisa kita dapatkan dengan mudah, seperti dalam bentuk artikel, audio hingga video pun banyak tersedia. Jika kamu memilih untuk mengikuti kursus excel online atau belajar secara otodidak, kamu harus dapat memaksimalkan agar insight yang kamu dapat juga maksimal. Berikut ini adalah tips cara belajar excel kamu lebih terarah dan maksimal, jadi buat kamu yang bermimpi untuk berkarir sebagai praktisi data. Yuk, simak artikel dibawah ini!

1. Mulai dengan Rumus Dasar Excel

Excel dirancang untuk memproses data dalam bentuk digital, dan kamu dapat menambahkan, mengubah, dan memanipulasinya sesuai kebutuhan. Mempelajari cara berhitung di Excel adalah langkah pertama untuk memahami keseluruhan konsep. Di Excel, dalam menghitung angka dan memproses data memiliki istilah lain, yaitu penggunaan "fungsi". Suatu fungsi juga dikatakan sebagai "rumus", sehingga bilangan yang diperoleh sesuai dengan yang kita inginkan. Langkah pertama untuk membuat fungsi adalah, klik kotak di Excel dan ketik simbol "=" seperti gambar dibawah ini.

Berikut simbol/operator yang bisa kamu gunakan untuk perhitungan dasar di Excel:

"+" Untuk melakukan operasi pertambahan.

"-" Untuk melakukan operasi pengurangan.

"*" (Tanda bintang/SHIFT + 8) Untuk melakukan operasi perkalian.

"/" (Garis miring) Untuk melakukan pembagian.

Baca juga : Rumus Excel yang Paling Sering Digunakan dalam Dunia Kerja

2. Perhitungan dengan Autosum

Selain mempelajari perhitungan dasar, kamu bisa belajar bagaimana melakukan perhitungan dengan Autosum. Autosum disini adalah fungsi yang digunakan untuk kalkulasi cepat tanpa perlu mengetahui formula atau rumusnya. Contohnya, kamu ingin menjumlahkan 10 angka di 10 sel dalam 1 kolom. Maka cukup menyeleksi semua sel tersebut dan klik Formulas > Autosum. Maka semua sel tersebut akan dijumlahkan seperti gambar dibawah ini.

Contoh ini mungkin terjadi jika kita bekerja di perusahaan yang sangat mungkin memiliki data pada spreadsheet lebih dari ribuan kolom dan baris. Ketika hal tersebut terjadi, tentu akan sedikit merepotkan dan memakan waktu untuk menuliskan rumus perhitungan penjumlahan di Excel secara manual maupun menggunakan formula SUM jika kita ingin mengetahui berapa total digit pada setiap kolom dan baris tersebut. Selain formula autosum, kamu juga bisa menggunakan SUM (penjumlahan), Average (mencari nilai rata-rata), Count Numbers (mendapatkan jumlah sel yang diseleksi), Max (mencari nilai terbesar), dan Min (mencari nilai terkecil).

3. Menggunakan Conditional Formatting

Secara umum conditional formatting biasa digunakan untuk mengolah data dengan tampilan yang lebih menarik dan interaktif. Fungsi ini digunakan untuk mengubah format sel secara otomatis jika memenuhi syarat/kriteria. Format sel termasuk angka, font (jenis, ukuran, dan warna), border sel, dan juga warna background cell. Cara menggunakannya adalah dengan memilih data yang akan diubah dan pilih opsi "conditional formatting" pada bar. Dan pilih format yang kamu inginkan.

Terdapat 6 kriteria conditional formatting seperti:

1. Menandai semua sel terpilih berdasarkan nilai.

2. Menandai sel yang hanya berisi nilai tertentu.

3. Menandai sel berdasarkan nilai terendah dan tertinggi.

4. Menandai sel berdasarkan nilai rata-rata.

5. Menandai sel berdasarkan keunikannya (duplicate value).

6. Menandai sel berdasarkan formula atau rumus tertentu.

4. Customer Analysis : Yuk, Pahami Behaviour Pelanggan !

Tentunya, dalam berbisnis kamu harus memahami bagaimana perilaku pelanggan yang selalu berbelanja produk yang kamu sediakan. Hal ini dapat kamu amati melalui pola transaksi yang mereka lakukan bahkan kamu juga dapat melakukan analisis terhadap churn pelanggan. Analisis ini dapat menunjukkan bagaimana loyalitas pelanggan terhadap bisnismu. Apakah mereka setia dan selalu melakukan transaksi kepada bisnismu atau justru setelah melakukan pembelian mereka tidak melakukan transaksi untuk berikutnya. Tidak hanya itu, melalui analisis ini kamu juga dapat mengetahui peningkatan jumlah pelanggan dalam kurun waktu tertentu. Menarik bukan?

Tentu saja dengan analisis pada bisnismu juga akan meningkatan penjualan dan revenue terhadap bisnismu dengan cepat dan akurat.

Jika pada excel kamu dapat melakukan perhitungan secara sales dan order maka kamu akan mampu melakukan perhitungan dengan mudah saat kamu implementasikan di dalam excel. Misalnya menggunakan fungsi SUM di excel dengan menggunakan fungsi SUM di sql ternyata memiliki kesamaan. Kesamaan ini tentu saja akan mempermudah kamu memahami istilah

5. Burn Rate Analysis : Bagaimana Efektifitas Diskon yang Kamu Berikan ke Pelanggan?

Burn rate Analysis merupakan indikator yang dapat menggambarkan efektivitas dan efisiensi promosi yang telah dilakukan dalam kurun waktu tertentu, burn rate akan menjawab secara gamblang apakah promosi dengan discount yang dilakukan terbilang "percuma" atau justru "berhasil". Indikator yang digunakan pada analisis burn rate ini adalah total penjualan yang diberikan bersama dengan promotion value yang diberikan pula. Sehingga dari kedua hal tersebut dapat diketahui efisiensi dan efektifitasnya dalam persentase yang dimunculkan.

Fungsi summary atau SUM memang merupakan salah satu fungsi yang powerfull, sehingga fungsi ini banyak digunakan untuk melakukan pencarian. Kamu dapat menggunakan fungsi ini untuk memahami bagaimana efisiensi dan efektifitas promosi yang kamu lakukan. Misalnya dengan menggunakan SUM terhadap biaya yang kamu keluarkan dan sales yang kamu dapatkan maka kamu akan dengan mudah mendapatkan informasi terhadap penggunaan voucher yang kamu berikan kepada pelanggan kamu.

6. Pengolahan Data dan Grafik

Microsoft Excel kita bisa dengan cepat membuat berbagai visualisasi data, dari tabel dan matriks ke line chart, pie chart, bar chart, radar, maps dan masih banyak lagi. Untuk setiap visualisasi yang ingin kita buat, kita memulai pada lembar Power View dengan membuat tabel, yang kemudian kita dengan mudah mengonversi ke visualisasi lain, untuk menemukan yang terbaik mengilustrasikan data kita. Berikut ini adalah langkah untuk membuat power map pertama di excel:

1. Sebelumnya kita buat terlebih dahulu sampel data yang kita perlukan misalnya kita bisa membuat data demografis tentang jumlah penduduk berjenis kelamin wanita dan pria di beberapa kota berdasarkan provinsi di Indonesia. 

2. Klik sel mana pun di tabel.

3. Klik Sisipkan > Peta 3D. (Mengklik Peta 3D untuk pertama kalinya akan secara otomatis mengaktifkan Peta 3D.) Peta 3D menggunakan Bing untuk geocode data Anda berdasarkan properti geografisnya. Setelah beberapa detik, bola dunia akan muncul di samping layar pertama Panel Lapisan.

4. Di Panel Lapisan, pastikan bahwa bidang dipetakan dengan benar dan klik panah turun bawah dari setiap bidang yang dipetakan dengan tidak benar untuk mencocokkannya ke properti geografis yang tepat.

5. Saat Peta 3D memplot data, titik-titik muncul di globe

   

7. Parse Data Menggunakan Teks ke Kolom

Pada proses data cleaning akan ada tahap tokenizing. Nah, Excel juga tidak mau kalah dengan python dan R yang bisa melakukan tokenizing. Kita dapat mem-parsing teks menjadi beberapa sel dengan menggunakan fungsionalitas teks ke kolom di Excel. Caranya dengan men-select kolom text yang ingin di parsing kemudian pada menu data pilih text to column. Selanjutnya akan muncul jendela baru, pilih delimited jika data kita tidak dipisahkan oleh karakter seperti koma, tanda penghubung atau titik. Klik next beri tanda centang pada option comma dan space, klik next kita select destination atau letak output nya di kolom berapa kemudian klik finish. Maka hasilnya akan seperti pada dibawah ini

8. Menghapus Data Duplikat

Dalam berhadapan dengan data yang banyak tak jarang kita menghadapi data ganda atau duplikat. Apabila kita dihadapkan dengan dua hal yang dapat kita lakukan dengan data duplikat yaitu dengan dua langkah yaitu Highlight It lalu Delete It. Untuk meng-highlight data tersebut kita cukup men-select data dan pada menu home -> conditional formatting ->  highlight cells rules ->duplicate values. Setelah itu tentukan pemformatan dan semua nilai duplikat akan disorot.

Jika sudah selanjutnya kita tinggal melakukan delete duplicate value yang telah disorot tadi, dengan cara pilih menu data -> remove duplicate kemudian akan muncul jendela untuk memilih kolom mana saja yang ingin kamu hapus data duplikatnya dan secara otomatis data duplikat tersebut akan terhapus.

9. Perbanyak Latihan

Setelah perdalam semua tips teknis diatas, agar kamu dapat memaksimalkan belajar excel adalah dengan memperbanyak latihan dan mengulang materi. Seperti contoh di DQLab, pada setiap akhir materi akan diberikan mini project dengan studi kasus sederhana hingga yang advanced. Dengan sering mengerjakan tipe-tipe soal seperti itu kita dapat memahami pola soal yang dimaksud sehingga tidak akan gagap jika model soalnya diganti atau dimodifikasi. Selain itu, salah satu keunggulan kursus excel secara online adalah materi yang dapat diulang-ulang sehingga, jika dirasa kamu belum paham mengenai materi tertentu kamu bisa mengulanginya sampai kamu paham. Tapi ingat, jangan terlalu memforsir untuk terus belajar sediakan waktu untuk merefresh otak kamu agar otak kamu dapat mencerna materi dengan baik. DQLab juga menawarkan modul mulai dari tingkat dasar hingga advanced.

10. Yang Terpenting Tetap Konsisten & Giat

Yang paling penting untuk belajar apapun adalah konsisten. Sebenarnya bukan hanya ketika kamu mempelajari python saja, tapi untuk mempelajari semua hal kamu perlu konsisten agar dapat mencapai tujuan. Self control adalah kunci untuk bisa tetap konsisten. Langkah untuk konsisten yang pertama adalah harus membuat komitmen yang spesifik dan konkret, lalu komitmen kamu harus terukur dan bisa diuraikan  ke sub aktivitas yang lebih kecil, kemudian kamu harus membuat target yang wajar untuk dicapai dalam jangka pendek misalnya seperti dalam seminggu kamu harus menguasai tentang materi data cleaning with excel, setelah kamu menentukan target jangka pendek kau dapat melakukan evaluasi sesuai waktu yang kamu perlukan.

Baca juga : Kenali Rumus IF pada 3 Kondisi dengan Excel

11. Kepoin Modul Belajar Excel Lengkap dari Nol Hingga Advanced di DQLab

Kamu tidak memiliki background pendidikan STEM? Tapi, ingin berkarir sebagai praktisi data. Sudah mencoba belajar otodidak, tapi malah overdosis informasi? Ingin mengikuti kursus tapi tidak punya waktu untuk pergi ke tempat kursus. Gabung dengan DQLab adalah solusi. Disini kamu akan belajar skill data science mulai dari tools-tools pengolahan data dasar seperti excel secara online tanpa perlu keluar rumah. Dengan bermodalkan koneksi internet kamu bisa belajar secara fleksibel dan dapat diakses dimanapun dan kapanpun. Materinya pun disusun oleh mentor-mentor yang kompeten di bidangnya dari perusahaan unicorn dan startup. Jadi, jangan khawatir, kamu bisa mulai kursus data science online bersama DQLab! Sign up sekarang di DQLab.id atau klik button dibawah ini untuk nikmati pengalaman belajar yang seru dan menyenangkan!

Penulis: Rian Tineges

Editor: Annissa Widya Davita

Tags