Belajar Excel : Kenali Function yang Banyak Digunakan di Dunia Kerja

Belajar Excel di era ini menjadi kewajiban bagi siapapun yang ingin terjun ke dunia kerja. Microsoft Excel ini hampir menjadi standar dasar bagi hampir lowongan pekerjaan yang harus bisa dikuasai oleh kandidatnya, terutama pekerjaan di bidang Finance, Data, Marketing, dan bidang bidang lainnya.

Hal ini karena tentunya semua sektor pasti melakukan proses penginputan data dari perusahaan secara berkala, sehingga setiap karyawan dituntut untuk mampu menguasainya.

Excel merupakan sebuah merupakan sebuah aplikasi yang berupa spreadsheet yang dibuat serta didistribusikan oleh Microsoft Corporation agar dapat digunakan untuk sistem operasi Windows dan juga Mac OS.

Di tahun 1998 ternyata Excel telah berhasil menjadi software spreadsheet yang populer dan diakui. Microsoft Excel digunakan untuk proses pengolahan angka, namun tak hanya itu karena Microsoft Excel juga memiliki banyak fitur dan fungsi lainnya. 

Berikut ini akan dijelaskan mengenai function yang banyak terpakai dalam dunia kerja, apa saja sih? Yuk, simak ulasannya!

1. Alasan Excel Masih Diminati Banyak Orang Hingga Saat Ini

Tentunya pasti ada alasan khusus mengapa Microsoft Excel yang telah menjadi software populer dan banyak digemari oleh semua kalangan sejak tahun 1998 tersebut masih mampu mempertahankan performa nya hingga hari ini.

Ternyata Excel memiliki kemampuan yang sangat baik dalam mengorganisir data sehingga analisa akan dapat dilakukan lebih cepat serta dapat dipahami oleh banyak orang meskipun tidak berasal dari bidang data.

Selain itu, Excel juga memiliki function yang user friendly sehingga mudah diaplikasikan oleh pemula sekalipun. Function tersebut pada dasarnya juga dapat dijalankan dengan cara menjalankan formula. Hal yang tidak kalah penting lainnya adalah karena Excel merupakan bagian dari Microsoft, maka software ini mampu terkoneksi dengan semua software yang berasal dari Microsoft.

Selain itu, Excel juga tidak hanya dapat diakses menggunakan laptop, melainkan juga melalui perangkat lainnya seperti smartphone atau tablet.

Baca juga : Rumus Excel yang Paling Sering Digunakan dalam Dunia Kerja

2. Fungsi Penjumlahan

Fungsi penjumlahan atau fungsi SUM ini adalah fungsi paling dasar yang wajib dikuasai oleh pengguna Excel. Fungsi ini sesuai dengan namanya berguna untuk menjumlahkan suatu nilai. Contohnya, mencari jumlah atau total dari data pemasukan penjualan.

Kamu dapat menambahkan nilai individual, referensi sel atau rentang atau campuran antar ketiganya. Dengan pemisah (,) atau (;), kamu dapat menjumlahkan angka per kolom. Sedangkan jika dengan pemisah (:) kamu bisa menjumlahkan angka dalam satu range, misalnya dalam satu deret kolom A.

Contoh penggunaannya:

• =SUM(A2:A10) ? Menambahkan nilai di sel A2:A10.

• =SUM(A2:A10;C2:C10) ? Menambahkan nilai di sel A2:A10 dan sel C2:C10.

Dalam contoh di atas, kita ingin mencari total pemasukan selama bulan Januari. Maka rumus yang digunakan adalah =SUM(B3;C3;D3;E3). Yang mana (B3;C3;D3;E3) merupakan kode kolom dari minggu 1 hingga 4 dari bulan Januari. Setelah kamu memasukkan rumus, kemudian tekan enter untuk menampilkan hasilnya.

3. Menggunakan SUMIF, COUNTIF, dan AVERAGEIF untuk Menghitung Data dengan Syarat Tertentu

Selain menggabungkan rumus SUM dengan pengurangan, penggunanya pun bisa memanfaatkan gabungan rumus IF Excel dengan beberapa elemen. Seperti SUM, COUNT, dan AVERAGE. Penggunaan formula tersebut biasanya diperlukan apabila hendak menghitung rata-rata atau jumlah data dengan syarat tertentu.

Cara perhitungannya sangat sederhana, berikut contoh penggunaan beserta formula dari rumus Excel agar membuatmu semakin paham:

• SUMIF
  Rumus ini berfungsi untuk menjumlahkan data berdasarkan kriteria tertentu.
  Rumus:

  SUMIF(range, criteria, [sum_range])

  Contoh: Menentukan penjualan minuman “Non Coffee” pada tahun 2021, maka penggunaan rumusnya menjadi: =SUMIF(B6:B12, “Non Coffee”, D6:D12)

  
  

• COUNTIF
  Rumus ini berfungsi untuk menghitung jumlah cell yang memenuhi kriteria tertentu.
  Rumus:

  COUNTIF(range, criteria.

  Contoh: Menentukan total jenis minuman “Coffee”, maka penggunaan rumusnya menjadi: =COUNTIF(B6:B12, “Coffee”)

4. Manfaatkan COUNT(), COUNTA(), COUNTBLANK() untuk Mengaudit Datamu

Jika selama ini kita hanya mengenal function COUNT() yang digunakan untuk menghitung cell yang berisi angka, maka sudah seharusnya kita juga mulai berkenalan dengan function COUNTA() dan COUNTBLANK(). Sama-sama merupakan function count, tapi kegunaannya ternyata berbeda loh.

Function COUNTA() dalam Excel pada umumnya digunakan untuk menghitung jumlah sel yang memiliki data. Bedanya dengan COUNT() adalah pada COUNTA() dapat digunakan untuk menghitung segala jenis data, baik itu teks, angka, dll.

Nah, bagaimana dengan COUNTBLANK()? Sesuai dengan namanya yang artinya menghitung kosong, maka function ini bertujuan untuk menghitung cell yang tidak memiliki data. Fungsi count ini akan sangat bagus dan bermanfaat ketika kamu ingin mengaudit data mu sehingga tidak perlu mencari satu per satu lagi dimana data yang kosong. Membantu banget kan?

Untuk lebih jelasnya, kamu bisa lihat penggunaan rumus COUNTA dibawah ini:

Sedangkan apabila kamu ingin melakukan penggabungan semua rumus COUNT, bisa juga dapat melihat tutorial berikut,

5. Gunakan HLOOKUP() dan VLOOKUP() untuk Melakukan Fungsi Pencarian

Nah, siapa sih yang belum pernah menggunakan fitur pencarian HLOOKUP() dan VLOOKUP()? Fitur ini akan sangat membantu dalam proses mencari data-data tertentu yang sesuai dengan kata kunci yang kita miliki.

Tentunya function ini sangat mampu untuk meringankan pekerjaan kita karena kita tidak perlu lagi menelusuri datanya satu per satu. Hal yang harus diingat adalah kita harus memiliki kata kunci yang terkait dengan hal yang ingin dicari.

Lalu apa bedanya sih HLOOKUP() dan VLOOKUP()? Meskipun sama-sama berfungsi untuk mengambil data yang sesuai dengan kata kunci, ternyata HLOOKUP() dan VLOOKUP() dibedakan di posisi datanya. Untuk data yang berbentuk horizontal, maka harus menggunakan function HLOOKUP().

Akan tetapi ketika datanya berbentuk vertikal, maka harus menggunakan function VLOOKUP(). Function tersebut tidak akan dapat memproses perintah jika posisi datanya tidak sesuai ketentuan di atas.

Agar lebih jelas, kamu bisa simak langsung penggunaan rumus HLOOKUP melalui gambar berikut,

Sedangkan untuk melakukan perhitungan VLOOKUP kamu bisa melihat contoh kasus ketika digunakan untuk mengambil nilai saldo awal persediaan barang dari tabel lain.

6. Gunakan Fungsi Teks untuk Melakukan Pengolahan Data

Siapa yang menyangka jika Microsoft Excel hanya berkutat pada angka saja. Ternyata, Microsoft Excel juga menyediakan fungsi untuk memudahkan pengguna selain angka. Salah satunya adalah fungsi text yang diaplikasikan pada Excel.

Fungsi TEXT merupakan salah satu fungsi Excel yang termasuk dalam kategori TEXT. Fungsi ini digunakan untuk mengubah data numerik (numeric) menjadi teks (String) serta menampilkan dalam format bilangan. Data numerik disini termasuk format tanggal dan waktu. 

Oleh karena itu, ketika kita butuh merubah format tanggal di Excel menjadi text maka kita bisa menggunakan rumus Text Excel ini. Dalam penggunaan fungsi Text, kita harus mengetahui kode format seperti kode format bilangan angka, format tanggal, dan format waktu.

Bagi kalian yang ingin berkarir di bidang data, fungsi informasi sangat penting untuk menunjang dan upgrade skill Excel kamu. Terlebih, bagi kalian seorang pemula data yang sedang menekuni dunia data dan belajar Excel, fungsi ini adalah pilihan yang tepat.

Salah satu contoh fungsi Teks adalah fungsi UPPER, LOWER dan PROPER. Fungsi LOWER digunakan untuk merubah semua karakter teks menjadi huruf. Sedangkan fungsi UPPER digunakan untuk merubah semua karakter teks menjadi huruf KAPITAL.

Kemudian, untuk fungsi PROPER digunakan untuk merubah semua karakter teks menjadi huruf kapital di setiap awal kata. Berikut merupakan penggunaan rumus fungsi teks baik fungsi LOWER, fungsi UPPER dan PROPER.

Bentuk umum rumus Excel :

• LOWER(text)

• UPPER(text)

• PROPER(text)

Keterangan:

Text = cell yang akan dituju dan digunakan

Berikut adalah contoh penggunaan fungsi LOWER, UPPER, dan PROPER:

Baca juga : Kenali Rumus IF pada 3 Kondisi dengan Excel

7. Rumus NOT

Rumus NOT atau fungsi NOT ini adalah rumus yang digunakan untuk membalikkan nilai dari argument dan rumus NOT ini juga berlawanan dengan rumus AND karena menghasilkan TRUE jika memiliki kondisi yang diuji adalah FALSE dan jika kondisi FALSE lalu diuji maka akan menghasilkan TRUE.

Jika kita ingin melihat dan mengetahui dari hasil yang telah diproses tadi adalah pertama membuat tabel dan memasukkan FORMULA NOT. Contohnya ialah seperti ini =NOT(B3>E3).

8. Rumus OR

Pada rumus kedua ada rumus OR. Fungsi OR atau rumus OR ini adalah salah satu kategori fungsi logika yang sama seperti fungsi AND. Mengapa fungsi OR dan AND ini sama? dikarenakan kedua fungsi ini memiliki kegunaan untuk membandingkan dua atau lebih suatu kondisi jadi kedua fungsi ini bisa menghasilkan nilai TRUE atau FALSE.

Jadi jika salah satu argumennya bernilai TRUE dan menghasilkan nilai yang FALSE jika semua argumennya adalah FALSE. Tapi untuk dalam menghasilkan nilai logika TRUE atau FALSE fungsi OR dan AND ini berbeda. Fungsi OR adalah kebalikannya dari fungsi AND. Sebagai contoh perhatikan gambar dibawah ini

9. Rumus AREAS

Rumus ketiga ada AREAS, rumus ini ada pada kategori fungsi pencarian dan juga fungsi referensi. Rumus ini bisa digunakan untuk menghitung jumlah area yang akan dimasukan kedalam referensinya. Jadi jumlah area ini tidak bisa terdiri dari satu area saja melainkan bisa juga untuk beberapa area.

Walaupun memiliki argumen dari AREAS dalam Excel ini hanya terdiri dari satu area saja. Rumus AREAS dapat menggunakan rumus seperti =AREAS(G6:K8). Maka hasilnya adalah satu area dan hasil tersebut hanya akan menyeleksi satu range sel saja.

Menarik bukan fungsi-fungsi dalam Excel? Setelah memahami pembahasannya, kamu bisa mulai mempraktekkannya menggunakan data yang kamu miliki. Excel menjadi salah satu skill yang dibutuhkan jika ingin bekerja sebagai praktisi data.

Ingin belajar sekaligus mengasah kemampuan Excel? Daftar di DQLab dan pilih Module Platinum untuk mengakses modul-modul Excel oleh mentor profesional. Yuk, persiapkan diri dengan belajar Excel bersama DQLab. Proses belajar akan lebih seru dan praktis dengan modul yang tersedia!

Ada Mini Quiz juga loh yang bisa kamu akses secara GRATIS! Tunggu apa lagi? Buruan SIGN UP di DQLab.id dan nikmati pembelajaran Excel secara fun, praktis dan aplikatif!

Tags