Ilmu Excel yang Wajib Dikuasai Profesi Admin di Berbagai Bidang

Excel merupakan aplikasi pengolah data angka dengan berbagai fitur dan fungsi yang mendukung aktivitas tersebut. Excel terdiri dari beberapa menu yaitu antara lain File, Edit, Formula, View, dan lainnya yang berisi banyak submenu berupa fitur untuk pengolahan data. Ada juga fitur yang tidak termasuk dalam instalasi Excel sehingga perlu ditambahkan lebih dulu sebelum digunakan. Excel juga dapat dihubungkan dengan beberapa sumber data seperti SQL Server. Selain itu kita juga bisa mengekspor data Excel ke berbagai tools visualisasi data misalnya Power BI. 

Excel dapat digunakan oleh profesi yang banyak berkaitan dengan data salah satunya adalah profesi Admin. Profesi ini umumnya dibutuhkan di berbagai bidang seperti di bidang industri dan bidang kesehatan. Tugas seorang Admin secara umum adalah mengurus segala urusan terkait tata kelola administrasi seperti membuat laporan, pengaturan keuangan, pengurusan berkas-berkas, dan menginput data-data perusahaan. Dibutuhkan sikap cekatan dan teliti untuk menjadi seorang Admin. Nah, kali ini kita akan membahas fungsi yang digunakan oleh profesi Admin. Apa saja? Yuk, simak dibawah ini!

1. Fungsi IF

Rumus IF merupakan fungsi yang disediakan Excel untuk melakukan pengujian logika. Rumus IF menghasilkan nilai benar (TRUE) jika kondisi terpenuhi dan nilai salah (FALSE) jika kondisi tidak terpenuhi. IF dalam Excel biasanya digunakan bersamaan dengan operator pembanding dalam penulisan rumusnya. Penulisan formulanya IF pada Excel yaitu 

IF(logical_test; [value_if_true]; [value_if_false])

Logical_test berisikan nilai atau kondisi tes logika yang diinginkan, value_if_true berisikan nilai yang akan dihasilkan jika kondisi pada logical_test terpenuhi, dan value_if_false berisikan nilai yang akan dihasilkan jika kondisi tidak terpenuhi. 

Baca juga : Rumus Excel yang Paling Sering Digunakan dalam Dunia Kerja

2. Fungsi COUNT

Rumus atau formula pada Excel dituliskan dengan menerapkan fungsi sesuai dengan hasil yang diinginkan. Terdapat beberapa fungsi yang digunakan untuk menghitung jumlah data yaitu sebagai berikut:

• COUNT untuk menghitung jumlah sel yang berisikan data numerik. 

• COUNTA untuk menghitung jumlah sel yang berisikan data numerik maupun karakter. 

• COUNTIF untuk menghitung jumlah sel yang berisikan data dan memenuhi kriteria tertentu. 

• COUNTIFS untuk menghitung jumlah sel yang berisikan data dan memenuhi lebih dari satu kriteria.

• COUNTBLANK untuk menghitung jumlah sel yang tidak berisikan data.  

Contoh untuk menghitung jumlah data yang berbeda kita bisa menggunakan kombinasi fungsi SUM dan COUNTIF. Awali penulisan rumus dengan simbol sama dengan (=) kemudian SUM(1/COUNTIF(range_data;criteria)). Setelah menuliskan rumus, tekan Ctrl + Shift + Enter dan secara otomatis simbol kurung kurawal ({}) akan ditambahkan pada rumus dan hasil perhitungan ditampilkan.

3. VLOOKUP

Fungsi dari VLOOKUP adalah untuk mencari atau mencocokkan nilai tertentu dalam dua tabel pada suatu kumpulan data. Sehingga dengan menggunakan rumus ini kamu dapat menemukan nilai dari suatu kumpulan data secara otomatis. Contohnya memasukkan besaran gaji karyawan berdasarkan golongannya. Kita bisa menggunakan fungsi VLOOKUP untuk mencocokkan golongan karyawan dengan data gaji. Penulisan rumus VLOOKUP adalah seperti berikut:

VLOOKUP(NilaiYangDicari; TabelReferensi; NomorKolom; [RangeLOOKUP])

Dengan penjelasan komponennya sebagai berikut:

• NilaiYangDicari adalah nilai yang akan dicari pada kolom pertama pada sebuah tabel atau kolom paling kanan dalam TabelReferensi. Nilai dapat berupa angka, teks, tanggal, dan lainnya baik ditulis secara langsung atau berasal dari referensi sel.

• TabelReferensi adalah tabel referensi data yang berisikan dua kolom atau lebih.

• NomorKolom adalah nomor kolom dari TabelReferensi yang berisikan nilai dan akan diambil nilai yang sebaris dengan NilaiYangDicari dalam kolom pertama.

• RangeLOOKUP berisikan nilai boolean TRUE atau FALSE yang mengacu pada kondisi apakah kita ingin fungsi VLOOKUP menemukan data yang sama atau hanya mendekati. Sebagai catatan, kondisi TRUE akan menemukan nilai yang sama atau mendekati sedangkan FALSE hanya mencari yang sama dan jika tidak ditemukan akan menghasilkan pesan error #NA.

4. SUM

Penjumlahan merupakan rumus dasar matematika dan kita bisa menerapkannya di Excel dengan menuliskan rumusnya langsung di kolom. Misalnya untuk melakukan penjumlahan sederhana yaitu 7 di sel A1 dan 8 di sel B1. Formulanya bisa dituliskan =7+8 atau dengan klik selnya sehingga menjadi =A1+B1. Output yang dihasilkan akan sama hanya saja penulisan formula atau rumusnya yang berbeda. Namun cara ini kurang efektif untuk data yang sangat banyak, sehingga lebih baik gunakan fungsi yang disediakan yaitu SUM. 

Fungsi SUM biasanya digunakan untuk operasi penjumlahan. Penggunaan fungsi SUM adalah dengan menuliskannya di kolom fx yang terletak di bagian atas sheet dimana rumusnya yaitu =SUM(number1, number2,...). Kamu juga bisa menggunakan cara cepat yaitu pilih sel yang ingin kamu tempatkan hasil penjumlahannya kemudian klik fungsi AutoSum lalu blok baris atau kolom yang akan dijumlahkan. 

Baca juga : Kenali Rumus IF pada 3 Kondisi dengan Excel

5. Belajar Excel Lebih Dalam Bersama DQLab

Banyaknya fitur dan fungsi yang disediakan Excel menjadi pemacu untuk terus berlatih dengan banyak data mulai dari data sederhana hingga data yang kompleks. Meningkatkan skill mengolah data adalah hal wajib jika ingin menjadi ahli data. DQLab menyediakan paket platinum yang berisi modul-modul yang membahas Excel beserta latihan-latihannya dan dibimbing oleh mentor profesional di bidang data. 

Pembahasannya mulai dari Excel tingkat basic hingga advanced. Jadi jangan takut jika baru pertama kali menggunakan Excel. Dengan modul Excel tersebut, kamu bisa mulai membuat portofolio datamu, loh. Yuk, gabung di DQLab.id dan jangan lewatkan promo menarik untuk paket platinum!

Penulis: Dita Kurniasari

Editor: Annissa Widya

Tags