Ms. Excel : Tools Powerful untuk Gabungkan Teks

Excel merupakan salah satu aplikasi yang harus dikuasai oleh semua orang yang bekerja di bidang apapun. Hal ini karena Excel memiliki beragam kelebihan terutama dalam manajemen data dan pembuatan laporan keuangan. Kedua aspek ini tentu ada di setiap perusahaan. Maka dari itu, penting bagi Sahabat DQ untuk mengenali Excel lebih dalam. Di setiap tahapan melamar pekerjaan, Sahabat DQ akan menemui tes kemampuan penggunaan Excel sebelum memasuki tes wawancara kerja. Sangat dianjurkan kalian semua sudah mempersiapkan diri dan memiliki bekal untuk menghadapi tes tersebut.

Excel membantu pekerja dalam beragam kegiatan manajemen data. Beberapa di antaranya yaitu, menyimpan data karyawan, menyaring data, atau memformat data. Terkadang sejumlah data yang dikumpulkan pada suatu perusahaan berasal dari berbagai sumber. Misal dari chat WhatsApp, dari Google Form, atau dari sumber lain. Banyaknya sumber data menjadikan format data yang dikumpulkan bervariasi. Tentu ini akan menyulitkan proses analisis data atau pencarian data ketika dibutuhkan. 

Salah satu kegiatan memformat data yaitu menggabungkan teks. Ada kalanya kalian ingin menggabungkan dua kolom atau lebih data teks menjadi satu kolom data teks. Misalnya jika setiap kata nama lengkap tersimpan per kolom, kalian ingin menyajikan data di laporan dalam bentuk nama lengkap satu kolom. Bagaimana caranya? Nah, Excel memiliki kelebihan untuk menyelesaikan permasalahan tersebut. Kali ini Sahabat DQ akan mempelajari cara mengkombinasikan teks.

Yuk, simak penjelasannya di bawah ini!

1. Menggunakan Formula &

Cara pertama yang bisa dilakukan untuk menggabungkan teks adalah dengan menggunakan simbol (&). Misalkan Sahabat DQ ingin menggabungkan teks pada sel A2 dan B2, maka gunakan rumus berikut: =A2&B2

Namun, hal ini tentunya akan membuat kedua kata menyatu tanpa ada spasi putih. Sehingga untuk memisahkan kata pertama dan kata kedua kalian bisa menambahkan spasi putih dengan rumus berikut: =A2&” “&B2

Hal ini juga serupa jika kalian menginginkan format dengan ‘nama depan, nama belakang’ maka kalian tinggal mengganti spasi putih dengan tanda koma (‘) pada petik dua, atau ditulis rumusnya adalah: =A2&”,”&B2

Baca juga : Rumus Excel yang Paling Sering Digunakan dalam Dunia Kerja

2. Menggunakan Fungsi TEXTJOIN

Fungsi TEXTJOIN hanya tersedia pada versi Excel 2019 ke atas. Bagi Sahabat DQ yang memiliki versi tersebut, salah satu cara lain untuk menggabungkan teks adalah dengan fungsi TEXTJOIN. Ini sangat berguna jika kalian ingin menggabungkan tiga kolom yang memiliki kondisi salah satunya kosong. Jika menggunakan tanda (&) maka nantinya kolom kosong menjadi tambahan spasi putih saat digabungkan. 

Untuk menghindari output tersebut, Sahabat DQ bisa menggunakan TEXTJOIN. Fungsi ini memiliki tiga argumen seperti berikut : 

• Delimiter: Karakter yang ingin kalian gunakan sebagai pemisah antara teks yang ada pada per kolom. Pada contoh sebelumnya, kalian menggunakan spasi putih atau “ “ sebagai pemisahnya. 

• Ignoring empty cells: Kalian diminta untuk memilih TRUE atau FALSE pada kondisi adanya sel yang kosong. Misalnya kalian memilih TRUE maka sel kosong tidak akan dibaca sebagai suatu input ketika penggabungan teks.

• Text: Di sini kalian diminta untuk memilih cell yang akan digabungkan. Kalian dapat memilih per sel atau bahkan range data tertentu.

Berikut contoh penggunaan fungsinya secara lengkap.

Baca juga : Kenali Rumus IF pada 3 Kondisi dengan Excel

3. Menggunakan Power Query

Fitur Power Query adalah salah satu keunggulan lainnya yang dimiliki Excel. Berikut langkah-langkah menggunakan Power Query untuk menggabungkan teks :

• Pertama, klik pada tab Data. Jika kalian menggunakan versi lama, pilih tab Power Query.

• Pilih opsi From Table/From Sheet/From Range sesuai dengan versi yang kalian punya. Perhatikan contoh berikut. 

  
  

• Jika berhasil kalian akan melihat tampilan preview dari Power Query Editor. Pilih kolom mana saja yang ingin kalian gabungkan.

• Selanjutnya pilih Merge Columns pada tab Add Column. Kalian kemudian akan melihat tampilan Merge Columns Window.

• Pilih separator yang kalian inginkan. Sebagai contoh, di sini akan menggunakan spasi butuh untuk memisahkan setiap teks pada kolom. Kalian juga bisa memberikan nama kolom dari output penggabungan tersebut. Klik OK jika sudah selesai.

• Kolom baru akan muncul pada Power Query Editor seperti berikut.

• Power Query secara otomatis akan mengabaikan sel kosong sehingga tidak berdampak pada output penggabungan teks. Jika hasil preview sudah sesuai dengan kebutuhan, silakan klik Close & Load untuk export hasilnya ke worksheet.

4. Menggunakan DQLab Sebagai Pilihan Belajarmu!

DQLab tidak hanya akan memberikan penjelasan berkaitan dengan penggabungan teks saja, namun dari teori dasar yang cocok untuk pemula sampai tingkat lanjut. Untuk kalian yang penasaran, bahkan ada modul yang gratis untuk dicoba, loh!

Jika kalian tertarik dan ingin mulai mempersiapkan diri untuk menguasai Excel, kalian bisa langsung Sign Up di website DQLab. Bahkan tidak hanya Excel, kalian bisa mempelajari tools lainnya seperti R, Python, dan SQL yang akan membuat kalian semakin profesional berkarir di bidang data. Yuk, segera daftarkan diri kalian di sini dan pelajari semua modul pembelajarannya!

Penulis : Dita Feby 

Editor : Annissa Widya