Tutorial Teks Menjadi Kolom di Excel untuk Data Cleaning

Excel merupakan salah satu tools yang cukup andal dalam proses data cleaning. Betapa tidak, ketika kamu bekerja dengan dataset yang besar dan tidak terstruktur, Excel menyediakan berbagai fitur yang memudahkan kamu untuk mengorganisir dan membersihkan data dengan cepat. Salah satunya adalah fitur Text to Columns, yang memungkinkan kamu untuk memisahkan teks yang ada dalam satu kolom menjadi beberapa kolom berdasarkan delimiter atau lebar yang tetap.
Dengan cara ini, kamu bisa mengubah data yang awalnya sulit dibaca menjadi lebih terstruktur dan mudah dianalisis. Berikut adalah langkah-langkah cara mengubah teks menjadi kolom pada Excel untuk keperluan data cleaning.
1. Persiapan data dalam bentuk tabel
Sebelum memulai proses pemisahan teks dalam Excel, langkah pertama yang harus kamu lakukan adalah memastikan data yang akan diproses sudah disusun dalam bentuk tabel yang rapi. Tabel ini akan memudahkan kamu untuk mengidentifikasi dan mengelola data yang ingin dipisahkan.
Pastikan setiap kolom memiliki label yang jelas dan setiap baris berisi data yang konsisten. Data yang tidak terstruktur atau tercampur dalam satu kolom akan sulit diproses, sehingga penting untuk menata data terlebih dahulu agar pemisahan teks bisa dilakukan dengan lebih efisien.
Penting juga untuk memeriksa apakah data yang akan dipisahkan memiliki pola yang konsisten, seperti teks yang dipisahkan dengan spasi, koma, atau tanda baca lainnya. Dengan memastikan data dalam format yang mudah dikenali, kamu bisa menghindari kesalahan dalam pemisahan dan memastikan bahwa setiap bagian data terpisah dengan benar.
Sebagai contoh, jika kamu memiliki daftar alamat yang terdiri dari nama jalan, kota, dan kode pos dalam satu kolom, pastikan setiap bagian tersebut dipisahkan dengan karakter yang sama, seperti spasi atau koma, untuk memudahkan proses selanjutnya.
Baca Juga: Tutorial Simple Excel untuk Data Cleansing, Cocok bagi Pemula
2. Klik pada Menu Data - Text to Column pada Excel
Setelah menyiapkan data dalam bentuk tabel yang rapi, langkah berikutnya adalah memilih kolom yang berisi teks yang ingin kamu pisahkan. Pilih kolom tersebut dengan mengklik header kolom yang relevan, kemudian arahkan kursor ke menu Data yang terletak di bagian atas layar Excel.
Pada menu ini, kamu akan menemukan berbagai alat untuk mengelola data, salah satunya adalah fitur Text to Columns. Fitur ini memungkinkan kamu untuk memisahkan teks dalam satu kolom menjadi beberapa kolom berdasarkan pemisah yang kamu tentukan.
Klik tombol Text to Columns, dan kamu akan dibawa ke jendela wizard yang memungkinkan kamu untuk memilih jenis pemisahan yang diinginkan. Di sini, kamu akan diberi pilihan untuk memisahkan data berdasarkan delimiter tertentu atau berdasarkan lebar tetap (fixed width). Untuk kebanyakan kasus, pemisahan berdasarkan delimiter seperti koma, spasi, atau tab lebih sering digunakan, karena ini lebih fleksibel dan sesuai dengan kebanyakan data yang tidak terstruktur dengan baik.
3. Pilih Delimiter Option dan Klik Next
Pada langkah berikutnya, kamu akan diminta untuk memilih opsi pemisahan yang sesuai dengan data yang kamu miliki. Pilih opsi Delimited, yang berarti teks dalam kolom tersebut dipisahkan dengan karakter tertentu, seperti koma, spasi, atau titik koma.
Setelah memilih opsi ini, klik Next untuk melanjutkan ke langkah berikutnya. Ini adalah langkah yang sangat penting karena memilih delimiter yang tepat akan memastikan bahwa data terpisah dengan benar dan sesuai dengan kebutuhan analisismu.
Jika data yang kamu kelola dipisahkan oleh karakter khusus, seperti koma atau titik koma, opsi Delimited akan sangat membantu. Namun, jika data dipisahkan berdasarkan lebar yang tetap, kamu bisa memilih opsi Fixed Width.
Setelah memilih delimiter yang tepat, kamu akan melihat pratinjau data di jendela wizard, yang memungkinkan kamu untuk memastikan bahwa pemisahan teks akan dilakukan dengan benar. Jika sudah merasa yakin dengan pilihanmu, klik Next untuk melanjutkan proses.
4. Pisahkan Delimiter dengan tanda Space menggunakan Centang Opsi
Pada langkah selanjutnya, kamu akan diminta untuk memilih karakter yang digunakan sebagai pemisah antar teks dalam kolom tersebut. Jika data kamu dipisahkan dengan spasi, centang opsi Space pada pilihan delimiter yang tersedia. Dengan memilih spasi sebagai delimiter, Excel akan memisahkan teks setiap kali menemukan spasi antara kata-kata dalam kolom tersebut.
Ini sangat berguna jika data yang kamu miliki, seperti nama atau alamat, terdiri dari beberapa bagian yang dipisahkan oleh spasi.
Pastikan untuk memeriksa pratinjau data yang muncul di bawahnya, sehingga kamu bisa melihat bagaimana teks akan dipisahkan ke dalam kolom-kolom yang berbeda. Jika hasil pratinjau sesuai dengan yang kamu harapkan, kamu bisa melanjutkan ke langkah berikutnya. Jika tidak, kamu bisa mencoba memilih delimiter lain atau menyesuaikan pengaturan lebih lanjut. Setelah yakin, klik Next untuk melanjutkan dan memproses pemisahan data.
Baca Juga: Cara Mengubah Format Regional di Excel untuk Web
5. Ubah format kolom menjadi General
Setelah teks berhasil dipisahkan ke dalam kolom-kolom yang berbeda, langkah terakhir adalah memastikan bahwa format kolom diubah menjadi General. Ini akan memastikan bahwa data yang dipisahkan, baik itu angka, teks, atau tanggal, akan ditampilkan dengan format yang sesuai.
Dalam beberapa kasus, Excel mungkin secara otomatis mengubah format kolom menjadi Text atau Date, yang dapat mempengaruhi bagaimana data ditampilkan atau diproses lebih lanjut. Untuk itu, pastikan kamu memilih format General agar data tetap fleksibel dan bisa digunakan untuk analisis lebih lanjut.
Untuk mengubah format kolom, cukup pilih kolom yang baru dipisahkan, kemudian klik kanan dan pilih Format Cells. Di jendela yang muncul, pilih General dan klik OK.
Dengan mengubah format kolom menjadi General, kamu memastikan bahwa Excel tidak akan memaksa data untuk ditampilkan dalam format yang tidak sesuai, seperti teks atau tanggal, yang dapat menyebabkan kesalahan dalam analisis data. Setelah ini, data kamu siap digunakan untuk langkah-langkah analisis selanjutnya.
Fitur Text to Columns di Excel adalah alat yang sangat bermanfaat untuk memisahkan teks menjadi kolom-kolom yang lebih terstruktur dalam proses pembersihan data.
Dengan memilih opsi delimiter atau fixed width, kamu bisa dengan mudah mengatur data dan mempersiapkannya untuk analisis lebih lanjut. Jangan ragu untuk mencoba berbagai metode dan alat Excel lainnya untuk mempermudah proses data cleaning kamu.
Selain mengantongi shortcut Excel, kira-kira kamu mau belajar apa lagi di Excel? Semuanya bisa kamu dapatkan dan pelajari di DQLab.
Modul ajarnya lengkap dan bervariasi. Semua skill yang dibutuhkan akan diajarkan. Dilengkapi studi kasus yang membantu kalian belajar memecahkan masalah dari berbagai industri. Bahkan diintegrasikan dengan ChatGPT. Manfaatnya apa?
Membantu kalian menjelaskan lebih detail code yang sedang dipelajari
Membantu menemukan code yang salah atau tidak sesuai
Memberikan solusi atas problem yang dihadapi pada code
Membantu kalian belajar kapanpun dan dimanapun
Selain itu, DQLab juga menggunakan metode HERO yaitu Hands-On, Experiential Learning & Outcome-based, yang dirancang ramah untuk pemula. Tunggu apalagi, segera Sign Up dan persiapkan diri untuk menguasai Excel dari level apapun. Yuk ikuti Bootcamp Data Analyst with Excel!
Penulis: Reyvan Maulid