Apa Itu Rumus Excel & Implementasinya di Project Management

Saat ini, kita sudah tidak harus menjadi “profesional di bidang data” untuk menguasai Excel. Justru, banyak hal dalam pekerjaan sehari-hari kita bisa dikerjakan dengan mudah menggunakan rumus-rumus Excel, dan tentu saja dalam pengerjaan manajemen proyek. Dimana bagi karyawan perusahaan atau start-up di era digital ini pastinya dalam kesehariannya tidak bisa terpisahkan dan sangat familiar dengan penggunaan tools spreadsheet seperti Excel.

Tapi, banyak orang yang bisa menggunakan rumus Excel namun tidak paham apa esensinya. Oleh karenanya, sangat penting memahami apa itu rumus Excel dan bagaimana cara menggunakannya dengan efektif dan efisien terutama dalam manajemen proyek!

1. Kenapa Kamu Perlu Memahami Rumus Excel?

Sahabat DQ mungkin mengikuti pembahasan yang sedang viral di media sosial tentang film “Home Sweet Loan” dimana salah satu karakternya berhasil mengatur pengeluaran bulanan di Excel dengan rapi, sehingga bisa menabung dengan efektif. Pada kehidupan nyata mungkin prosesnya memang makan waktu, tapi setidaknya rapi, kan? Lalu kamu lihat rekan kerjamu cuma butuh beberapa detik untuk menghitung pengeluaran itu semua dengan hanya satu rumus! Bagaimana bisa?

Jawabannya ada di rumus Excel. Pemahaman dasar tentang rumus-rumus ini bisa bikin pekerjaanmu jadi jauh lebih efisien dan membuat kamu terlihat lebih profesional, bahkan bisa bikin bos kamu kagum. Dalam manajemen proyek, rumus Excel bukan cuma soal angka, tapi tentang bagaimana kamu bisa mengambil keputusan yang lebih cepat dan tepat.

Kenapa rumus Excel begitu penting? Karena menguasainya mirip seperti menemukan cheat code dalam game. Kamu bisa menangani data dengan lebih efektif, membuat keputusan lebih cepat, dan tentunya meningkatkan produktivitas. Jadi, mari kita bahas lebih lanjut kenapa rumus Excel bisa menjadi teman setia di setiap proyekmu!

2. Bagaimana Rumus Membantu Mengelola Proyek?

Kamu mungkin sudah sering dengar istilah project management, tapi apa hubungannya dengan Excel? Sederhananya, Excel bisa membantu mengelola banyak aspek proyek secara efisien: dari budget, timeline, hingga tracking progress. Bayangkan kamu sebagai project manager yang harus mengelola kampanye marketing besar untuk kampusmu. Ada banyak hal yang perlu diatur: tugas tim, alokasi dana, dan pastinya deadline yang menumpuk.

Dengan menggunakan rumus Excel, semua itu bisa dikelola lebih mudah. SUM bisa bantu menghitung total anggaran, IF memastikan bahwa milestone tercapai, dan VLOOKUP membantu kamu mencari data di antara tumpukan informasi tanpa harus scroll bolak-balik. Excel jadi bukan sekadar alat untuk angka-angka, tapi juga bisa menjadi asisten pribadi yang bantu memastikan semuanya berjalan lancar.

Tidak hanya untuk pekerjaan kantoran, manajemen proyek juga bisa mencakup hal-hal personal seperti mengatur acara, kolaborasi tim di kampus, atau bahkan proyek sampingan kamu. Excel adalah solusi yang tepat untuk mengurangi bebanmu dalam mengelola proyek dengan lebih efektif.

Baca juga : Bootcamp Data Analyst with Excel

3. Rumus Excel Wajib untuk Kesuksesan Project Management

Berikut ini adalah 5 rumus Excel yang wajib kamu kuasai untuk mempermudah manajemen proyekmu:

•  SUM

  Rumus SUM adalah yang paling dasar, tapi juga yang paling sering digunakan. Fungsi utamanya adalah menjumlahkan angka di dalam sebuah range. Misalnya, kamu sedang mengelola anggaran untuk acara komunitas. Dengan rumus SUM, kamu bisa langsung menghitung total dana yang dibutuhkan untuk transportasi, konsumsi, dan peralatan, tanpa perlu manual menjumlahkannya satu per satu.

  Contohnya ketika perlu menjumlahkan anggaran seluruh departemen dalam proyek, cukup gunakan =SUM(range kolom) dan Excel akan melakukan semua pekerjaannya untukmu.

• IF

  Rumus IF adalah cara Excel untuk membuat keputusan berdasarkan kondisi tertentu. Ini bisa sangat berguna dalam manajemen proyek, di mana kamu sering dihadapkan pada pilihan "ya atau tidak". Misalnya, "Jika anggaran melebihi Rp10 juta, beri peringatan." Kamu mengelola milestone proyek, dan perlu memantau apakah setiap tugas sudah selesai atau belum.

  Rumus IF akan membantu Excel menentukan apakah satu milestone sudah tercapai (misalnya dengan =IF(C2="Selesai", "Lanjut ke Milestone Berikutnya", "Belum Selesai")).

• COUNTIF

  COUNTIF sangat berguna untuk tracking. Misalnya, kamu sedang mengelola daftar tugas tim dan ingin tahu berapa banyak yang sudah selesai. Kamu bisa menggunakan COUNTIF untuk menghitung berapa banyak kolom yang memenuhi syarat tertentu.

  Contohnya saat kita ingin tahu berapa banyak tugas yang sudah selesai di proyek tim. Gunakan COUNTIF untuk menghitung jumlah tugas yang berstatus "Selesai" dengan rumus =COUNTIF(B2, "Selesai").

• VLOOKUP

  Saat kamu bekerja dengan banyak data, VLOOKUP adalah penyelamat. Fungsinya adalah mencari data di antara tumpukan informasi yang sangat banyak, misalnya daftar kontak vendor, anggota tim, atau sumber daya lainnya. Contohnya, ketika ada project manager, kamu memiliki database vendor, dan ingin mencari vendor tertentu.

  Daripada scroll manual, gunakan VLOOKUP untuk mencari data itu dengan cepat. Rumusnya seperti ini: =VLOOKUP("Nama Vendor", A2, 2, FALSE).

• Gantt Chart dengan Excel

  Gantt Chart adalah visualisasi timeline proyek yang sangat populer. Dan kabar baiknya, kamu bisa membuatnya di Excel dengan rumus sederhana dan pengaturan grafis! Gantt Chart membantu kamu melihat alokasi waktu tiap tugas, sehingga lebih mudah melihat jadwal dan deadline.

  Misalnya ketika kamu memimpin peluncuran produk baru, dan butuh visualisasi yang jelas kapan setiap tahap dimulai dan berakhir. Gantt Chart akan memberikan gambaran ini dengan jelas dan mudah dipahami oleh semua anggota tim.

  
  

Baca juga : Rumus Excel yang Paling Sering Digunakan dalam Dunia Kerja

Menguasai Excel bukan hanya soal tahu rumus-rumus, tapi bagaimana kamu bisa memanfaatkannya untuk mempermudah pekerjaan kamu secara profesional. Dengan rumus-rumus di atas, kamu bisa mengelola proyek dengan lebih efisien, dan pastinya lebih profesional. 

Jadi gimana? Tertarik untuk menguasai Excel secara handal dalam dunia kerja modern yang kompetitif ini? Nah, ini saat yang tepat meningkatkan skill untuk mengolah dan menganalisis data menggunakan berbagai formula Excel bersama DQLab! Dimana, DQLab sebagai platform pembelajaran data science unggulan di Indonesia suah menyediakan berbagai modul interaktif yang bisa  dipelajari secara mandiri dengan waktu yang fleksibel. Mau belajar tapi nggak yakin dengan kualitas pembelajaran online? 

Tenang! Semua modul yang disajikan dalam platform DQLab sudah teruji dan berhasil mencetak ratusan talenta unggulan yang sukses berkarier di bidang data, karena kurikulumnya dirancang oleh para ahli sesuai dengan kebutuhan industri. Selain itu, DQLab juga menggunakan metode pembelajaran HERO, yaitu Hands-On, Experiential Learning & Outcome-based yang dirancang ramah untuk pemula dengan para mentor pengajar profesional. Gimana menarik kan? Segera Sign Up yuk! Ikuti Bootcamp Data Analyst with Excel untuk mengasah skill dan mempersiapkan karir mu sekarang! 

Penulis: Lisya Zuliasyari