Berapa Jumlah Opsi Ideal dalam Drop Down List Excel?

Drop Down List di Microsoft Excel sering dianggap sebagai fitur sederhana dalam proses input data. Padahal, dampaknya terhadap efisiensi kerja sangat signifikan. Banyak pengguna Excel membuat drop down list tanpa mempertimbangkan jumlah opsi yang dimasukkan sehingga memperlambat proses pengisian data. Dalam praktik administrasi, keuangan, maupun operasional, waktu input yang melambat berdampak langsung pada produktivitas. Oleh karena itu, memahami jumlah opsi yang ideal dalam drop down list menjadi aspek penting dalam pengelolaan data berbasis Excel. Kira-kira berapa jumlahnya? Ayo, simak penjelasannya sampai habis, yuk, sahabat DQLab!

1. Prinsip UX dalam Menentukan Jumlah Opsi Drop Down

Berdasarkan sudut pandang UX, jumlah pilihan yang berlebihan dikenal dapat memperlambat proses pengambilan keputusan pengguna. Baymard Institute menemukan bahwa drop down list yang memiliki terlalu banyak opsi membuat pengguna membutuhkan waktu lebih lama untuk melakukan pencarian visual dan scrolling. Hal ini meningkatkan risiko salah pilih, terutama ketika opsi terlihat serupa atau panjang. Prinsip ini menjadi dasar penting dalam merancang drop down list yang efisien.

Baymard Institute menyarankan bahwa drop down list paling efektif digunakan ketika jumlah opsi berada di kisaran 5 hingga 10 pilihan untuk data sederhana. Di atas jumlah tersebut, UX cenderung menurun karena pengguna harus membaca lebih banyak teks sebelum membuat keputusan. Prinsip ini dapat diterapkan langsung di Excel, terutama pada kolom input yang sering digunakan.

Baca juga: Bootcamp Data Analyst with Excel

2. Penerapan Prinsip UX pada Drop Down List Excel

Drop down list pada Excel dibuat melalui fitur Data Validation yang memungkinkan pengguna memilih nilai dari daftar yang telah ditentukan. Microsoft sendiri menjelaskan bahwa tujuan utama fitur ini adalah membatasi input agar sesuai dengan standar data yang diinginkan. Namun, jika daftar berisi terlalu banyak opsi maka tujuan tersebut justru bisa berkurang efektivitasnya. Pengguna tetap membutuhkan waktu lama untuk memilih, meskipun inputnya sudah dibatasi.

Contohnya, drop down untuk kolom “Status” dengan 3-5 opsi seperti “Aktif”, “Nonaktif”, dan “Pending” terbukti lebih cepat digunakan dibandingkan daftar panjang seperti “Nama Produk” atau “Daerah”. Untuk data dengan banyak variasi, Excel sebenarnya kurang optimal jika hanya mengandalkan satu drop down list. Oleh karena itu, memahami batas kenyamanan pengguna menjadi penting sebelum menentukan desain input data.

3. Jumlah Opsi vs Kecepatan Input

Eksperimen sederhana di Excel dapat dilakukan dengan membandingkan waktu input pada drop down berisi 5, 10, dan 20 opsi. Drop down dengan 5 opsi memiliki waktu input tercepat dan tingkat kesalahan paling rendah. Ketika jumlah opsi meningkat menjadi 10 maka waktu input masih relatif stabil meskipun mulai melambat. Namun, ketika opsi mencapai 20 atau lebih maka waktu input meningkat secara signifikan.

Fenomena ini selaras dengan temuan UX yang menyebutkan bahwa semakin banyak pilihan maka semakin besar beban kognitif pengguna. Hal ini terlihat dari meningkatnya waktu jeda sebelum pengguna memilih opsi. Selain itu, risiko salah klik juga meningkat ketika daftar terlalu panjang dan membutuhkan scroll.

Baca juga: Belajar Fungsi Tanggal & Waktu di Excel

4. Alternatif Excel untuk Drop Down dengan Banyak Opsi

Ketika data yang harus dimasukkan memang berjumlah banyak, penggunaan drop down list tunggal bukanlah solusi terbaik. Excel menyediakan alternatif seperti drop down bertingkat (dependent dropdown) yang membagi pilihan ke dalam beberapa kategori. Melalui cara ini, jumlah opsi yang tampil di setiap tahap tetap terbatas. Pendekatan ini lebih sejalan dengan prinsip UX dan menjaga efisiensi input.

Alternatif lain adalah memanfaatkan fitur pencarian berbasis formula atau memisahkan data ke sheet referensi. Beberapa praktisi juga mengombinasikan drop down dengan kolom bantu untuk mempersempit pilihan. Pendekatan ini direkomendasikan dalam desain input data yang kompleks agar Excel tetap responsif dan mudah digunakan. Prinsip dasarnya adalah menghindari daftar panjang dalam satu drop down.

Berdasarkan penjelasan di atas, jumlah opsi ideal dalam drop down list Excel berada pada rentang terbatas. Drop down dengan 5-10 opsi terbukti paling efektif untuk menjaga kecepatan dan akurasi input data. Ketika jumlah opsi melebihi batas tersebut, efisiensi pengguna mulai menurun meskipun fitur Data Validation tetap digunakan. Hal ini menunjukkan bahwa desain input sama pentingnya dengan fitur teknis Excel itu sendiri.

FAQ

1. Berapa jumlah opsi ideal dalam drop down list Excel agar input data tetap efisien?

Berdasarkan prinsip UX dan analisis data penggunaan, drop down list Excel paling efektif ketika berisi sekitar 5 hingga 10 opsi untuk data sederhana. Jumlah ini memungkinkan pengguna memilih dengan cepat tanpa harus melakukan scrolling panjang. Ketika opsi melebihi batas tersebut, waktu input cenderung meningkat dan risiko salah pilih juga bertambah.

2. Apakah drop down list Excel tetap efektif jika opsi datanya sangat banyak?

Drop down list tunggal menjadi kurang efektif jika jumlah opsi terlalu banyak, meskipun fitur Data Validation tetap membatasi input. Dalam kondisi ini, Excel lebih optimal jika menggunakan alternatif seperti drop down bertingkat (dependent dropdown) atau pemisahan kategori. Pendekatan tersebut menjaga jumlah opsi tetap terbatas di setiap tahap dan meningkatkan kenyamanan pengguna.

3. Mengapa prinsip UX penting dalam merancang drop down list di Excel?

Prinsip UX membantu memastikan bahwa fitur Excel tidak hanya berfungsi secara teknis, tetapi juga nyaman digunakan. Apabila terlalu banyak pilihan dapat membebani kognitif pengguna dan memperlambat pengambilan keputusan. Dengan menerapkan prinsip ini, drop down list Excel dapat meningkatkan kecepatan, akurasi, dan konsistensi input data.

Gimana, sudah siap menghadapi sertifikasi Excel dari DQLab? Jangan lupa, persiapan yang matang adalah kunci utama untuk sukses. Jika kamu merasa butuh bantuan lebih dalam belajar Excel, DQLab siap membimbingmu dengan kursus interaktif yang bikin belajar jadi lebih menyenangkan.

DQLab adalah solusi buat kamu yang ingin self learning tapi takut overdosis informasi. Kamu bisa belajar materi dasar hingga kompleks meskipun kamu ngga punya basic IT, lho. Disini kamu akan belajar skill data science mulai dari tools-tools pengolahan data dasar seperti excel secara online tanpa perlu keluar rumah.

Jadi, jangan khawatir, kamu bisa mulai kursus data science online bersama DQLab! Sign up sekarang di DQLab.id atau klik button dibawah ini untuk nikmati pengalaman belajar yang seru dan menyenangkan! Sahabat DQ juga bisa mengikuti Bootcamp Data Analyst with Excel.

Penulis: Reyvan Maulid