Excel untuk Menghindari Kehabisan Stok dan Overstocking

Dalam manajemen inventory, kehabisan stok (stockout) dan kelebihan stok (overstocking) merupakan dua masalah utama yang selalu terjadi. Kehabisan stok adalah kondisi di mana permintaan barang lebih tinggi daripada persediaan yang tersedia, sehingga menghambat operasional atau penjualan. Sementara itu, kelebihan stok memiliki kecenderungan membebani biaya penyimpanan, meningkatkan risiko barang kedaluwarsa atau rusak, serta menghambat perputaran modal.

Beruntungnya, Excel bisa membereskan kedua masalah tersebut dengan fitur-fitur seperti conditional formatting untuk peringatan stok rendah, forecasting untuk prediksi kebutuhan stok, serta PivotTable untuk analisis data secara cepat dan akurat.

Kalau kamu penasaran, berikut adalah cara menggunakan Excel untuk mengelola inventaris agar lebih efisien dan terhindar dari masalah stockout maupun overstocking. Simak penjelasannya yuk sahabat DQLab!

1. Menggunakan Conditional Formatting untuk Peringatan Stok Rendah

alah satu cara paling efektif untuk menghindari kehabisan stok adalah dengan memberikan peringatan otomatis saat jumlah barang mulai menipis. Excel memiliki fitur Conditional Formatting yang bisa membantumu menyorot stok rendah dengan warna tertentu, sehingga lebih mudah untuk diperhatikan.

Dengan fitur ini, kamu bisa menetapkan batas minimal stok, misalnya jika stok barang berada di bawah angka 10, maka sel akan berubah warna menjadi merah sebagai tanda peringatan. Teknik ini membantu kamu agar tidak perlu memeriksa stok secara manual setiap hari, karena Excel akan langsung menunjukkan mana barang yang perlu segera diisi ulang.

Penerapan Conditional Formatting ini cukup mudah. Kamu hanya perlu memilih kolom stok dan menggunakan formula sederhana seperti =B2<=C2, di mana B2 adalah jumlah stok saat ini dan C2 adalah batas minimum stok. Setelah itu, atur format warna merah untuk stok rendah, kuning untuk stok mendekati batas, dan hijau untuk stok yang masih aman.

Dengan cara ini, kamu bisa lebih sigap dalam melakukan restock barang sebelum kehabisan, sehingga operasional bisnis tetap berjalan lancar tanpa hambatan akibat kekosongan stok. Berikut adalah contohnya:

Baca Juga: Bootcamp Data Analyst with Excel

2. Menghitung Rata-rata Pemakaian Stok untuk Prediksi

Agar manajemen inventaris lebih efektif, kamu perlu memahami pola penggunaan stok dari waktu ke waktu. Salah satu cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan menghitung rata-rata pemakaian stok dalam periode tertentu. Dengan rumus AVERAGE(), kamu bisa mengetahui jumlah rata-rata barang yang digunakan dalam sebulan, seminggu, atau bahkan setahun.

Data ini sangat penting karena bisa memberikan gambaran tentang seberapa cepat barang habis dan kapan harus melakukan restock. Semakin baik pemahamanmu terhadap pola pemakaian, semakin mudah bagi kamu untuk merencanakan stok yang lebih efisien.

Misalnya, jika kamu memiliki data penggunaan stok harian selama 30 hari terakhir, kamu bisa menggunakan formula =AVERAGE(D2:D31) untuk mengetahui rata-rata pemakaian harian.

Jika hasilnya menunjukkan bahwa dalam sehari rata-rata terjual 5 unit, maka dalam seminggu kamu membutuhkan setidaknya 35 unit. Dengan informasi ini, kamu bisa memastikan bahwa jumlah stok yang tersedia cukup untuk memenuhi permintaan tanpa harus mengalami overstocking atau stockout.

3. Membuat Forecasting untuk Prediksi Stok di Masa Depan

Selain menghitung rata-rata pemakaian stok, kamu juga bisa melakukan prediksi atau forecasting agar stok selalu tersedia sesuai kebutuhan. Excel memiliki fitur FORECAST() yang memungkinkan kamu untuk memperkirakan kebutuhan stok berdasarkan tren sebelumnya.

Dengan menggunakan data historis pemakaian, kamu bisa melihat pola kenaikan atau penurunan permintaan dari waktu ke waktu. Hal ini sangat berguna terutama jika bisnismu memiliki pola musiman, seperti lonjakan permintaan saat hari raya atau akhir tahun.

Misalnya, jika dalam tiga bulan terakhir ada tren peningkatan penjualan sebesar 10% setiap bulan, maka dengan rumus FORECAST(E2, D2:D31, A2:A31), kamu bisa memprediksi berapa stok yang harus disiapkan untuk bulan berikutnya. Dengan adanya prediksi ini, kamu bisa menghindari pembelian stok berlebihan yang berisiko menyebabkan barang menumpuk dan tidak terjual. Sebaliknya, kamu juga bisa mengantisipasi potensi lonjakan permintaan dengan menyiapkan jumlah stok yang cukup agar bisnis tetap berjalan lancar tanpa kendala kehabisan barang

Baca Juga: Belajar Fungsi Tanggal & Waktu di Excel

4. Menggunakan Safety Stock untuk Menghindari Kehabisan Stok

Meskipun kamu sudah memiliki sistem perhitungan rata-rata dan forecasting yang baik, tetap saja ada faktor-faktor tak terduga yang bisa mempengaruhi ketersediaan stok.

Oleh karena itu, penting untuk memiliki safety stock, yaitu cadangan stok yang disiapkan untuk menghadapi kondisi darurat seperti peningkatan permintaan secara tiba-tiba atau keterlambatan pengiriman dari supplier. Dengan adanya safety stock, kamu bisa memastikan bahwa bisnis tetap berjalan meskipun terjadi gangguan yang tidak terduga.

Untuk menghitung safety stock, kamu bisa menggunakan rumus Z.SCORE() * STDEV(D2:D31), di mana Z-score mencerminkan tingkat keamanan yang kamu inginkan (misalnya 1,65 untuk taraf signifikansi 95%) dan STDEV(D2:D31) menunjukkan standar deviasi penggunaan stok dalam periode tertentu. Dengan kata lain, semakin tinggi standar deviasi, semakin besar safety stock yang perlu disiapkan.

Dengan adanya cadangan ini, kamu tidak perlu panik saat terjadi lonjakan permintaan atau keterlambatan pasokan, karena stok masih tetap aman dan bisnis bisa terus berjalan tanpa gangguan.

FAQ

1. Bagaimana cara mendapatkan peringatan otomatis saat stok hampir habis di Excel?

Gunakan Conditional Formatting untuk menyorot stok rendah secara otomatis. Kamu bisa membuat rumus seperti:

=IF(B2<=C2, "Restock", "Cukup")

Lalu, atur format warna merah untuk stok rendah, kuning untuk stok mendekati batas, dan hijau untuk stok yang aman.

2. Apakah Excel bisa memprediksi kapan saya harus restock barang?

Ya! Kamu bisa menggunakan fungsi AVERAGE() untuk mengetahui rata-rata pemakaian stok dan FORECAST() untuk memperkirakan kebutuhan stok di masa depan berdasarkan tren historis.

3. Bagaimana cara menghindari overstocking tanpa kehabisan stok?

Hitung Safety Stock menggunakan standar deviasi pemakaian stok dengan rumus:

=Z.SCORE()*STDEV(D2:D31)

Dengan menambahkan safety stock ini ke batas minimum stok, kamu bisa memastikan stok tetap aman tanpa menyimpan terlalu banyak barang.

Excel bukan sekadar alat spreadsheet biasa, tetapi juga bisa menjadi solusi praktis untuk menghindari stockout dan overstocking. Dengan fitur-fitur seperti conditional formatting, forecasting, dan analisis tren, kamu bisa lebih mudah mengelola persediaan barang dan meningkatkan efisiensi bisnis.

Yuk perdalam pemahaman excel kamu bersama DQLab! DQLab adalah platform edukasi pertama yang mengintegrasi fitur ChatGPT yang memudahkan beginner untuk mengakses informasi mengenai data science secara lebih mendalam.

DQLab juga menggunakan metode HERO yaitu Hands-On, Experiential Learning & Outcome-based, yang dirancang ramah untuk pemula. Jadi sangat cocok untuk kamu yang belum mengenal data science sama sekali. Untuk bisa merasakan pengalaman belajar yang praktis dan aplikatif, yuk sign up sekarang di DQLab.id atau ikuti Bootcamp Data Analyst with Excel berikut untuk informasi lebih lengkapnya atau ikuti Bootcamp Data Analyst with Excel!

Penulis: Reyvan Maulid