Kesalahan Perhitungan Jam Lembur Karyawan akibat Format Waktu Excel

Microsoft Excel masih menjadi alat untuk menghitung jam kerja dan jam lembur karyawan. Fleksibilitas Excel memungkinkan HR mengelola data absensi tanpa sistem tambahan yang mahal. Namun, terdapat risiko besar ketika format waktu dan input data yang tidak dikelola dengan benar. Kesalahan kecil pada format sel atau pencatatan jam dapat berdampak langsung pada perhitungan uang lembur dan payroll.

Studi menunjukkan bahwa kesalahan perhitungan jam lembur sering kali bukan berasal dari rumus yang rumit, melainkan dari dasar pengolahan waktu yang keliru. Format sel waktu yang salah, input manual yang tidak konsisten, dan pencocokan data yang dilakukan secara manual menjadi sumber utama error. Kesalahan ini memicu ketidakakuratan pembayaran gaji dan menurunkan kepercayaan karyawan. Maka dari itu, berikut adalah hal yang kerap terjadi apabila terdapat kesalahan perhitungan jam lembur karyawan menggunakan Excel. Simak lebih lanjut melalui artikel berikut sahabat DQLab!

1. Format Sel Waktu yang Salah

Format sel waktu merupakan faktor krusial dalam penghitungan jam kerja dan lembur di Excel. Banyak pengguna membiarkan sel tetap dalam format “General” atau “Time” standar tanpa menyesuaikan kebutuhan perhitungan jam kerja. Akibatnya, Excel tidak menampilkan total jam kerja dengan benar, terutama ketika durasi kerja melebihi 24 jam atau melintasi tengah malam. Kesalahan ini sering tidak disadari karena angka yang muncul terlihat valid secara visual.

Format sel yang tidak menggunakan [h]:mm menyebabkan jam lembur terpotong atau berubah menjadi nilai yang lebih kecil. Kondisi ini membuat total jam kerja harian atau bulanan tidak mencerminkan waktu kerja sebenarnya. Selisih beberapa menit per hari dapat terakumulasi menjadi kerugian signifikan. Oleh sebab itu, format sel waktu harus diperlakukan sebagai bagian penting dari sistem kontrol data.

Baca juga: Bootcamp Data Analyst with Excel

2. Kesalahan Input Manual

Input manual jam masuk dan jam pulang karyawan masih menjadi praktik umum di banyak perusahaan. Proses ini sangat bergantung pada ketelitian manusia sehingga rawan kesalahan seperti salah mengetik jam, tertukar format AM/PM, atau tidak konsisten dalam penulisan format waktu. Variasi kecil pada input manual dapat menyebabkan hasil perhitungan jam kerja yang jauh berbeda.

Kesalahan input manual sering kali baru terdeteksi saat proses rekap lembur atau audit payroll. Ketika ditemukan kesalahan, HR harus melakukan koreksi ulang. Selain mengurangi efisiensi kerja, kondisi ini juga meningkatkan risiko keterlambatan pembayaran gaji. Oleh karena itu, input manual tanpa validasi otomatis menjadi salah satu sumber utama kesalahan perhitungan jam lembur.

3. Sistem Manual Excel Sering Dipakai untuk Mencocokkan Data Absensi dengan Jam Lembur

Banyak perusahaan masih menggunakan sistem manual Excel untuk mencocokkan data absensi harian dengan jam lembur karyawan. Proses ini biasanya melibatkan penggabungan beberapa sheet, pengecekan satu per satu, dan perhitungan lembur secara terpisah. Meski terlihat sederhana, metode ini memiliki tingkat kesalahan yang cukup tinggi, terutama ketika volume data meningkat. Hasil penelitian Pirman dan Yulef tahun 2024 yang dimuat dalam jurnal Teknik Informatika (JEKIN) menyebut bahwa salah satu penyebabnya adalah penginputan data kehadiran dari fingerprint masih menggunakan Microsoft Excel. Hal ini membuat data harus dicatat secara manual atau diproses berulang kali dalam penyusunan laporan penggajian karyawan.

Baca juga: Belajar Fungsi Tanggal & Waktu di Excel

4. Contoh Data Error Akibat Format Waktu

Kesalahan format waktu pada Excel paling sering terlihat jelas ketika perusahaan mengelola data absensi karyawan dengan sistem shift malam atau jam kerja lintas hari. Dalam kondisi ini, Excel cenderung menghitung jam keluar yang lebih kecil dari jam masuk sebagai durasi yang jauh lebih pendek. Jika format sel dan rumus tidak disesuaikan, hasil perhitungan jam kerja menjadi tidak mencerminkan waktu kerja sebenarnya. Data error seperti ini sering lolos pada tahap awal dan baru terdeteksi saat proses payroll.

Kesalahan perhitungan jam lembur di Excel paling sering bersumber dari format waktu dan input manual yang tidak konsisten. Meskipun Excel menyediakan rumus, hasil perhitungan tetap bergantung pada cara memformat dan memasukkan data. Tanpa standar berupa format dan validasi, kesalahan kecil dapat terakumulasi menjadi masalah besar dalam sistem payroll.

FAQ
1. Mengapa perhitungan jam lembur di Excel sering salah meskipun rumusnya sederhana?

Kesalahan biasanya bukan berasal dari rumus, melainkan dari format sel waktu yang tidak sesuai dan input manual yang tidak konsisten. Jika format sel masih “General” atau “Time” standar, Excel tidak mengenali durasi kerja lintas hari dengan benar. Akibatnya, jam lembur dapat terpotong atau bahkan bernilai negatif meskipun rumus yang digunakan terlihat benar.

2. Apa penyebab utama jam kerja shift malam sering tidak terbaca dengan akurat di Excel?

Jam kerja shift malam melintasi tengah malam, sehingga jam keluar lebih kecil dari jam masuk. Tanpa penyesuaian tanggal atau rumus korektif, Excel menganggap durasi tersebut sebagai selisih waktu biasa. Kondisi ini menyebabkan jam kerja hanya dihitung sebagian dan berdampak langsung pada akurasi perhitungan lembur.

3. Bagaimana cara paling efektif mencegah kesalahan perhitungan jam lembur di Excel?

Langkah paling efektif adalah mengatur format sel waktu menjadi [h]:mm dan menggunakan rumus yang mampu membaca jam lintas hari. Selain itu, mengurangi ketergantungan pada input manual dan menerapkan validasi data dapat menekan risiko error sejak tahap pencatatan. Dengan struktur data yang konsisten, Excel tetap dapat digunakan secara andal untuk kebutuhan absensi dan payroll.

Gimana, sudah siap menghadapi sertifikasi Excel dari DQLab? Jangan lupa, persiapan yang matang adalah kunci utama untuk sukses. Jika kamu merasa butuh bantuan lebih dalam belajar Excel, DQLab siap membimbingmu dengan kursus interaktif yang bikin belajar jadi lebih menyenangkan.

DQLab adalah solusi buat kamu yang ingin self learning tapi takut overdosis informasi. Kamu bisa belajar materi dasar hingga kompleks meskipun kamu ngga punya basic IT, lho. Disini kamu akan belajar skill data science mulai dari tools-tools pengolahan data dasar seperti excel secara online tanpa perlu keluar rumah.

Jadi, jangan khawatir, kamu bisa mulai kursus data science online bersama DQLab! Sign up sekarang di DQLab.id atau klik button dibawah ini untuk nikmati pengalaman belajar yang seru dan menyenangkan! Sahabat DQ juga bisa mengikuti Bootcamp Data Analyst with Excel.

Penulis: Reyvan Maulid