Kuasai Pernyataan Ganda di Excel untuk Keperluan Bisnis

Pernah gak sih kamu merasa overwhelmed dengan begitu banyaknya data di Excel? Kamu mungkin baru selesai menyiapkan laporan mingguan, atau lagi ngulik data untuk tugas kuliah, dan tiba-tiba… bingung harus mulai dari mana! Tenang, kamu gak sendirian. Kita semua pernah ada di posisi itu, di mana Excel bisa terasa seperti dunia yang penuh misteri dengan tabel, angka, dan rumus yang bikin pusing kepala.

Tapi, bayangkan kalau ada cara yang bisa membuat hidupmu lebih mudah. Di Excel, ada satu trik yang mungkin belum kamu manfaatkan sepenuhnya: pernyataan ganda. Yup, fungsi yang sederhana ini bisa jadi penyelamat di tengah tumpukan data yang ribet. Mau tahu caranya?

Yuk, pelajari selengkapnya bagaimana tutorial menggunakan pernyataan ganda di Excel untuk keperluan bisnis! 

1. Mengapa Pernyataan Ganda Penting dalam Bisnis?

Dalam bisnis, keputusan sering kali harus diambil berdasarkan beberapa kondisi sekaligus. Misalnya, kamu harus menentukan karyawan mana yang mendapatkan bonus, produk mana yang perlu didiskon, atau kategori pelanggan yang akan menerima promosi spesial. Di sinilah pernyataan ganda sangat berguna.

Sumber: ExtendOffice

Fungsi IF di Excel memungkinkan kamu untuk membuat keputusan berdasarkan satu kondisi. Namun, bagaimana jika kamu perlu mengevaluasi lebih dari satu kondisi? Misalnya, kamu ingin memberi predikat kinerja kepada karyawan: "Baik" jika skor di atas 85, "Cukup" jika antara 70-85, dan "Kurang" jika di bawah 70. Dengan pernyataan ganda, kamu bisa melakukannya dengan mudah dan otomatis!

Contoh di dunia nyata:

• HR: Mengevaluasi performa karyawan berdasarkan skor KPI (Key Performance Indicator).

• Keuangan: Mengklasifikasikan laporan keuangan berdasarkan kategori profit dan loss.

• Penjualan: Menentukan diskon atau promosi berdasarkan kategori produk dan jumlah penjualan.

Penguasaan pernyataan ganda akan meningkatkan efisiensi pekerjaanmu secara signifikan, sehingga kamu bisa menghemat waktu sambil mendapatkan hasil yang lebih akurat.

2. Memahami Struktur dan Cara Menggunakan Pernyataan Ganda

Sekarang, mari kita masuk ke bagian teknisnya! Dasar dari pernyataan ganda di Excel adalah fungsi IF. Fungsi ini bekerja dengan mengevaluasi suatu kondisi: jika kondisinya benar, Excel akan melakukan sesuatu; jika salah, Excel akan melakukan hal lain. Sintaks dasar dari fungsi IF adalah:

Namun, bagaimana jika ada lebih dari satu kondisi? Di sinilah pernyataan ganda diperlukan. Pernyataan ganda menggunakan nested IFs, yang artinya kamu membuat IF di dalam IF lainnya. Sintaks dasar dari pernyataan ganda adalah sebagai berikut:

Contoh Penggunaan:

Misalkan kamu adalah manajer HR dan ingin memberi predikat kinerja kepada karyawan berdasarkan skor KPI mereka. Berikut ini adalah klasifikasinya:

• Jika skor ≥ 85, predikatnya "Sangat Baik".

• Jika skor antara 70-84, predikatnya "Baik".

• Jika skor antara 50-69, predikatnya "Cukup".

• Jika skor < 50, predikatnya "Kurang".

  
  

Kamu bisa menggunakan pernyataan ganda sebagai berikut:

Penjelasan:

• Jika nilai di sel A1 lebih besar atau sama dengan 85, Excel akan mengembalikan "Sangat Baik".

• Jika tidak, Excel akan mengecek apakah nilainya lebih besar atau sama dengan 70, jika benar, maka hasilnya "Baik".

• Jika masih tidak memenuhi, Excel akan mengecek apakah nilainya lebih besar atau sama dengan 50, jika benar, maka hasilnya "Cukup".

• Jika semuanya salah, maka hasilnya "Kurang".

Dengan rumus ini, kamu bisa langsung melihat klasifikasi kinerja karyawan secara otomatis tanpa perlu mengerjakannya secara manual satu per satu.

Baca juga : Rumus Excel yang Paling Sering Digunakan dalam Dunia Kerja

3. Kesalahan Umum dan Cara Mengatasinya

Menggunakan pernyataan ganda di Excel memang sangat berguna, tetapi jika tidak hati-hati, kamu bisa saja membuat kesalahan yang sering terjadi, terutama saat bekerja dengan data yang kompleks. Berikut adalah beberapa kesalahan umum yang terjadi ketika menggunakan pernyataan ganda di Excel, beserta solusinya.

a. Terlalu Banyak IF Bersarang (Nested IF)

Saat kamu menggunakan terlalu banyak pernyataan IF di dalam satu rumus, formula menjadi sulit dibaca dan rentan terhadap kesalahan. Misalnya, jika kamu ingin mengevaluasi lebih dari 10 kondisi, Excel bisa menjadi sangat lambat dan bahkan mengeluarkan error.

Solusi:

• Sederhanakan logika: Evaluasi apakah semua kondisi perlu ada dalam satu pernyataan IF. Kadang, kamu bisa menyederhanakan keputusan dengan menggunakan rentang data yang lebih baik.

• Gunakan alternatif seperti SWITCH atau VLOOKUP: Jika kamu memiliki banyak kondisi, gunakan fungsi yang lebih cocok, seperti SWITCH (yang memungkinkan penggantian langsung berdasarkan nilai) atau VLOOKUP untuk mencari data dalam tabel.

Contoh: Jika kamu memiliki terlalu banyak kondisi, pertimbangkan untuk menggunakan SWITCH yang lebih bersih, seperti:

b. Kesalahan Tanda Baca

Salah satu kesalahan yang paling umum adalah tidak menempatkan tanda baca yang benar, seperti koma atau tanda kurung. Excel sangat sensitif terhadap sintaks, jadi jika ada tanda kurung atau koma yang salah, rumus tidak akan berfungsi dengan baik.

Solusi:

• Periksa tanda kurung: Pastikan setiap IF memiliki tanda kurung pembuka dan penutup yang benar. Jumlah tanda kurung pembuka dan penutup harus sama.

• Gunakan Fitur Pengecekan Formula di Excel: Excel memiliki fitur "Evaluate Formula" yang membantu melacak bagian mana dari rumus yang tidak berfungsi dengan baik.

c. Nilai Teks atau Angka yang Tidak Konsisten

Jika kamu menggunakan kombinasi teks dan angka dalam pernyataan IF, penting untuk memastikan konsistensi. Misalnya, kamu mungkin menggunakan "Lulus" sebagai hasil untuk kondisi tertentu, tetapi kemudian salah mengetik "lulus" (dengan huruf kecil) di bagian lain rumus.

Solusi:

• Gunakan fungsi untuk menjaga konsistensi teks: Kamu bisa menggunakan fungsi seperti UPPER atau LOWER untuk memastikan hasil teks selalu sama. Misalnya:

d. Ketidakcocokan Tipe Data

Kadang, kamu mungkin mencoba membandingkan angka dengan teks tanpa menyadarinya, yang menyebabkan kesalahan. Misalnya, jika kamu membandingkan "10" (teks) dengan 10 (angka), Excel akan menganggapnya tidak sama.

Solusi:

• Pastikan tipe data yang cocok: Jika kamu bekerja dengan angka, pastikan semua nilai yang dibandingkan juga berupa angka, bukan teks. Kamu bisa menggunakan fungsi VALUE untuk mengonversi teks ke angka jika diperlukan.

Dengan menghindari kesalahan-kesalahan ini, kamu dapat memastikan bahwa pernyataan ganda kamu berjalan lancar dan memberikan hasil yang akurat.

Baca juga : Bootcamp Data Analyst with Excel

4. Kapan Harus Menggunakan Formula Lain?

Meskipun pernyataan ganda (nested IF) sangat berguna, ada kalanya formula ini tidak menjadi pilihan terbaik, terutama jika kamu berurusan dengan dataset yang sangat besar atau kondisi yang terlalu kompleks. Berikut beberapa situasi di mana kamu sebaiknya menggunakan formula lain.

• Menggunakan VLOOKUP atau HLOOKUP untuk Pencarian Data

  Jika kamu memiliki tabel referensi yang besar dan perlu mencari nilai berdasarkan kriteria tertentu, menggunakan VLOOKUP atau HLOOKUP bisa jauh lebih efisien daripada menggunakan IF bersarang. VLOOKUP mencari nilai di kolom pertama dari tabel dan mengembalikan nilai dari kolom lain di baris yang sama. Ini sangat berguna untuk mencocokkan nilai tanpa menggunakan banyak pernyataan IF.

  Contoh: Jika kamu memiliki tabel yang berisi data kategori produk dan harga diskon, kamu bisa menggunakan VLOOKUP untuk mencari diskon berdasarkan kategori produk.

  

  Ini akan mencari nilai di kolom pertama tabel (B2) dan mengembalikan nilai dari kolom kedua (C2) berdasarkan kecocokan di sel A1.

• Menggunakan SWITCH untuk Kondisi yang Sederhana

  Fungsi SWITCH di Excel lebih cocok jika kamu memiliki banyak kondisi yang bergantung pada satu nilai. SWITCH lebih bersih dan lebih mudah dibaca daripada nested IF yang rumit.

  Contoh: Jika kamu ingin memberikan predikat berdasarkan huruf nilai (A, B, C, dll.), SWITCH lebih efisien:

  

  Ini jauh lebih sederhana daripada membuat banyak IF bertingkat.

• Menggunakan IFS untuk Banyak Kondisi

  Jika kamu sering menggunakan pernyataan IF bersarang dan ingin cara yang lebih sederhana untuk mengelola banyak kondisi, Excel memiliki fungsi IFS yang memungkinkan kamu untuk mengevaluasi banyak kondisi tanpa perlu membuat IF bersarang.

  Contoh:

  

  Dengan menggunakan IFS, kamu bisa mengevaluasi beberapa kondisi dalam satu rumus tanpa kesulitan harus menempatkan IF di dalam IF.

Tertarik untuk menguasai Excel dan mengambil sertifikasi? Ini saat yang tepat buat kamu untuk mengambil sertifikasi Excel di DQLab! Dimana, DQLab sebagai platform pembelajaran data unggulan di Indonesia suah menyediakan berbagai modul interaktif yang bisa kamu pelajari secara mandiri dengan waktu yang fleksibel. Mau belajar tapi nggak yakin dengan kualitas pembelajaran online? 

Tenang! Semua modul yang disajikan dalam platform DQLab sudah teruji dan berhasil mencetak ratusan talenta unggulan yang sukses berkarier di bidang data, karena kurikulumnya dirancang oleh para ahli sesuai dengan kebutuhan industri. Selain itu, DQLab juga menggunakan metode pembelajaran HERO (Hands-On, Experiential Learning & Outcome-based) yang dirancang ramah untuk pemula dengan para mentor pengajar profesional. 

Gimana menarik kan? Yuk, segera Sign Up, atau kamu juga bisa mengikuti  Bootcamp Data Analyst with Excel dengan bundling sertifikasi Excel untuk mempersiapkan karir sekarang juga! 

Penulis: Lisya Zuliasyari