Mengenal Workflow Staf Finance dari Rekonsiliasi hingga Reporting dengan Excel

Bekerja sebagai staf finance tidak hanya berkaitan dengan menghitung angka. Di balik sebuah laporan keuangan, terdapat rangkaian proses yang dilakukan secara sistematis, mulai dari mengumpulkan data transaksi, memastikan kesesuaiannya, melakukan rekonsiliasi, mengolah data, hingga menyajikannya dalam bentuk laporan. Dalam proses tersebut, Microsoft Excel menjadi salah satu tools yang dapat membantu staf finance mengelola data secara lebih praktis.

Excel dapat digunakan untuk melakukan perhitungan, mencocokkan data, membuat tabel, melakukan analisis, hingga menyusun laporan keuangan. Lantas, seperti apa sebenarnya workflow staf finance dan bagaimana Excel dapat digunakan pada setiap tahapannya? Ayo, simak sampai selesai, sahabat DQLab!

1. Mengumpulkan dan Menyiapkan Data Keuangan

Workflow biasanya dimulai dari pengumpulan data. Staf finance dapat menerima berbagai jenis informasi, seperti data transaksi, invoice, bukti pembayaran, mutasi rekening bank, data piutang, maupun data pengeluaran perusahaan. Data tersebut kemudian perlu disusun agar lebih mudah diperiksa dan diolah. Excel dapat digunakan untuk membuat tabel dengan kolom seperti:

• Tanggal transaksi

• Nomor transaksi

• Nama pelanggan atau vendor

• Jenis transaksi

• Nominal

• Status pembayaran

• Metode pembayaran

• Keterangan

Penyusunan data yang rapi penting karena akan memudahkan proses berikutnya, terutama ketika jumlah transaksi sudah semakin banyak. Fitur seperti Sort & Filter, Table, Data Validation, dan berbagai formula Excel dapat membantu staf finance mengelola data tersebut secara lebih terstruktur.

Baca Juga: Bootcamp Data Analyst with Excel

2. Melakukan Pengecekan Data

Setelah data dikumpulkan, langkah berikutnya adalah memastikan informasi yang tersedia sudah sesuai. Pengecekan dapat mencakup kelengkapan transaksi, nominal, tanggal, nomor dokumen, hingga status pembayaran. Misalnya, staf finance perlu memastikan bahwa transaksi yang tercatat dalam spreadsheet memiliki dokumen pendukung dan nominal yang sesuai.

Excel dapat membantu proses pengecekan dengan formula seperti IF, COUNTIF, COUNTIFS, maupun IFERROR. Contohnya, staf finance dapat menggunakan formula untuk memberikan tanda ketika terdapat data yang belum lengkap atau transaksi yang memiliki kondisi tertentu. Jadi, proses pengecekan tidak harus dilakukan satu per satu secara manual.

3. Melakukan Rekonsiliasi

Salah satu bagian penting dalam workflow finance adalah rekonsiliasi. Rekonsiliasi merupakan proses membandingkan dua sumber data untuk memastikan bahwa informasi yang tercatat sudah sesuai. Salah satu contohnya adalah membandingkan catatan transaksi perusahaan dengan mutasi rekening bank.

Misalnya, perusahaan memiliki catatan penerimaan pembayaran sebesar Rp50 juta. Staf finance perlu memastikan bahwa transaksi tersebut juga tercatat dalam data rekening bank dengan nominal dan informasi yang sesuai. Excel dapat membantu proses tersebut dengan berbagai fungsi pencarian dan pencocokan data. Beberapa fungsi yang dapat digunakan antara lain:

• XLOOKUP

• VLOOKUP

• INDEX & MATCH

• COUNTIF

• SUMIF/SUMIFS

4. Mengolah dan Mengumpulkan Data

Setelah data berhasil direkonsiliasi, tahap selanjutnya adalah mengolah data sesuai kebutuhan perusahaan. Data transaksi dapat dikelompokkan berdasarkan periode, jenis transaksi, pelanggan, vendor, akun, maupun kategori pengeluaran. Misalnya, data pengeluaran perusahaan dapat dikelompokkan menjadi

• Biaya operasional

• Biaya transportasi

• Biaya pemasaran

• Biaya administrasi

• Biaya lainnya

Excel dapat membantu proses tersebut melalui PivotTable, SUMIFS, COUNTIFS, dan berbagai fitur pengolahan data lainnya.

Baca Juga: Belajar Fungsi Tanggal & Waktu di Excel

5. Melakukan Analisis Data Keuangan

Data yang sudah tersusun kemudian dapat digunakan untuk melihat kondisi keuangan perusahaan. Staf finance dapat menganalisis berbagai informasi, seperti:

• Perubahan pendapatan

• Pengeluaran berdasarkan kategori

• Piutang yang belum dibayar

• Perbandingan anggaran dan realisasi

• Tren transaksi berdasarkan periode

• Perubahan arus kas

Excel dapat membantu membuat perhitungan sekaligus menyajikan data dalam bentuk tabel atau grafik. Misalnya, data pengeluaran bulanan dapat dibuat menjadi grafik sehingga manajemen dapat melihat kategori pengeluaran mana yang mengalami peningkatan. Pada tahap ini, kemampuan Excel tidak hanya berkaitan dengan penggunaan rumus, tetapi juga kemampuan mengolah dan menyajikan data agar mudah dipahami.

6. Menyusun Reporting

Tahap berikutnya adalah menyusun financial reporting atau laporan yang dibutuhkan perusahaan. Reporting menjadi salah satu output penting dari workflow finance karena informasi yang telah dikumpulkan dan diolah perlu disampaikan kepada pihak yang membutuhkan. Excel dapat digunakan untuk membantu membuat berbagai bentuk laporan seperti:

• Laporan penerimaan dan pengeluaran

• Rekap transaksi

• Laporan piutang

• Laporan pembayaran

• Budget versus actual

• Rekap arus kas

• Dashboard keuangan

Untuk kebutuhan reporting, staf finance dapat memanfaatkan PivotTable, PivotChart, formula Excel, conditional formatting, hingga dashboard sederhana. Melalui penyajian yang lebih terstruktur, informasi keuangan menjadi lebih mudah dan digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan.

7. Melakukan Pengecekan Akhir Sebelum Laporan Digunakan

Workflow tidak berhenti ketika laporan selesai dibuat. Sebelum laporan diserahkan, staf finance perlu melakukan pengecekan kembali untuk memastikan angka dan informasi yang disajikan sudah sesuai. Beberapa hal yang dapat diperiksa antara lain:

• Apakah seluruh transaksi sudah masuk?

• Apakah terdapat data duplikat?

• Apakah nominal sudah sesuai?

• Apakah terdapat transaksi yang belum direkonsiliasi?

• Apakah periode laporan sudah benar?

• Apakah total pada laporan sudah sesuai dengan sumber data?

Excel dapat membantu proses pengecekan melalui formula, filter, conditional formatting, dan perbandingan antar-data. Tahap ini penting karena kesalahan kecil dalam pengolahan data dapat berdampak pada laporan yang digunakan oleh pihak lain.

Workflow staf finance menunjukkan bahwa pengelolaan data keuangan membutuhkan lebih dari sekadar kemampuan menghitung. Staf finance perlu mampu mengolah data secara sistematis, memastikan kesesuaian transaksi, melakukan rekonsiliasi, menganalisis informasi, hingga menyajikannya dalam bentuk reporting. Excel dapat menjadi salah satu tools yang membantu seluruh proses tersebut.

Maka dari itu, mempelajari Excel berdasarkan kasus dan workflow pekerjaan finance & accounting dapat menjadi pendekatan yang lebih relevan dibandingkan hanya mempelajari formula secara terpisah. Jika ingin meningkatkan kemampuan Excel sekaligus memahami penerapannya dalam pekerjaan Finance & Accounting, mengikuti Bootcamp Excel bisa menjadi salah satu pilihan untuk mempelajari skill tersebut secara lebih terarah dan praktis.

FAQ

1. Apa saja workflow staf finance?

Secara umum, workflow staf finance meliputi pengumpulan data, pengecekan data, rekonsiliasi, pengolahan data, analisis, reporting, dan pengecekan akhir sebelum laporan digunakan.

2. Apakah Excel penting untuk staf finance?

Ya. Excel dapat membantu staf finance mengolah data transaksi, melakukan rekonsiliasi, membuat perhitungan, menganalisis data, dan menyusun berbagai laporan keuangan.

3. Rumus Excel apa yang penting untuk staf finance?

Beberapa fungsi yang umum digunakan antara lain SUMIFS, COUNTIFS, IF, IFERROR, XLOOKUP, VLOOKUP, serta INDEX-MATCH. Penggunaannya dapat disesuaikan dengan kebutuhan pekerjaan.

Yuk perdalam pemahaman excel kamu bersama DQLab! DQLab adalah platform edukasi pertama yang mengintegrasi fitur ChatGPT yang memudahkan beginner untuk mengakses informasi mengenai data science secara lebih mendalam.

DQLab juga menggunakan metode HERO yaitu Hands-On, Experiential Learning & Outcome-based, yang dirancang ramah untuk pemula. Jadi sangat cocok untuk kamu yang belum mengenal data science sama sekali. Untuk bisa merasakan pengalaman belajar yang praktis dan aplikatif, yuk sign up sekarang di DQLab.id atau ikuti Bootcamp Data Analyst with Excel berikut untuk informasi lebih lengkapnya atau ikuti Bootcamp Data Analyst with Excel!

Penulis: Reyvan Maulid