Peran Excel Bagi Project Manager & Contoh Rumus

Sebagai salah satu tools spreadsheet bawaan Microsoft, Excel memiliki banyak kelebihan yang tidak dimiliki oleh tools lain. Salah satunya adalah mempercepat produktivitas kerja karyawan dan memungkinkan penggunanya bekerja lebih efisien ketika berhadapan dengan jumlah data  dan perhitungan dengan beraneka ragam rumus yang telah disediakan. Usut punya usut, Excel ini menampung 1.048.576 baris yang didalamnya ini bisa dikombinasikan dengan berbagai rumus apapun. 

Mulai dari rumus Excel yang sifatnya sederhana hingga advanced ada semuanya. Tidak heran, kalau Excel ini selalu menjadi benchmarking bagi perusahaan skala kecil hingga skala besar dan digunakan dalam semua bidang pekerjaan manapun. Apapun jabatannya, apapun posisinya Excel seringkali dipakai dalam aktivitas yang ada hubungannya dengan data.

Salah satu profesi yang sedang ramai diperbincangkan belakangan ini adalah Project Manager. Adapun skill dasar yang wajib dikuasai adalah memiliki project management yang baik, piawai dalam mengelola project timeline yang disusun sesuai dengan rencana. Nah, Excel tentunya sangat bermanfaat bagi kamu yang ingin menjadi seorang Project Manager. 

Hal ini dikarenakan Excel bisa menjadi pondasi karir kamu dan dapat digunakan untuk menyusun planner jadwal kerja, Content planner untuk akun media sosial dan menghitung jumlah hari yang dihabiskan untuk menyelesaikan proyek. Sangat cocok untuk kamu yang ingin melamar menjadi seorang Project Manager. Banyak rumus-rumus yang bisa kamu manfaatkan agar proyek yang dijalankan berhasil sesuai dengan rencana kerja. 

1. DAYS

Masuk pada rumus yang pertama yaitu DAYS. Fungsi DAYS merupakan rumus excel yang digunakan untuk menghasilkan jumlah hari antara 2 tanggal yang dihitung. Pada rumus DAYS, asumsi jumlah hari yang dipakai dalam setahun sesuai umur hari dalam setahun yaitu 365 hari atau 366 hari apabila tahun yang dihitung adalah tahun kabisat.

Ada berbagai variasi dalam menggunakan rumus DAYS ini sahabat DQLab. Tapi sebelum itu, kita akan bahas dulu bentuk umum dari fungsi DAYS.

=DAYS(End_date, Start_date)

Keterangan:

Start_date: tanggal awal dari rentang tanggal yang sudah dipilih

end_date: tanggal akhir dari rentang tanggal yang sudah dipilih

Contoh 1: untuk menghitung jumlah hari antara tanggal mulai dan tanggal akhir.

Misalnya kita punya data tanggal mulai dan selesai dari masing-masing hari yang berbeda-beda. Terus kita ingin cari berapa sih jumlah harinya? Kamu bisa pakai rumus DAYS untuk menghitung jumlah harinya. Berikut adalah contohnya:

Pada kasus diatas, kolom B2 posisinya sebagai tanggal akhir (End date). sedangkan A2 posisinya sebagai tanggal mulai. Maka rumusnya untuk mencari jumlah hari pada rentang berikut adalah

= DAYS(B2, A2)

Contoh 2: Menghitung hari dari tanggal yang lalu hingga hari ini.

Untuk menghitung jumlah hari dari hari ini hingga tanggal di masa lalu, kita bisa masukkan rumus TODAY. Berikut adalah contoh dari fungsi ini

Pada contoh diatas, A2 adalah tanggal terakhir yang kita ingin cari jumlah harinya. Kamu bisa pakai rumus berikut:

=DAYS(TODAY(), A2)

Adapun tipsnya jika tanggal mulai lebih besar dari tanggal akhir, hasil yang dihitung akan menjadi angka negatif seperti berikut

Jadi, hati-hati dalam menghitungnya ya.

Baca juga : Rumus Excel yang Paling Sering Digunakan dalam Dunia Kerja

2. NETWORKDAYS

Kita masuk ke rumus kedua yang biasanya dipakai oleh Project Manager yaitu NETWORKDAYS. NETWORKDAYS adalah rumus excel yang biasanya dipakai jika menghitung banyak hari kerja yang kamu miliki diantara dua buah tanggal. Rumus NETWORKDAYS secara otomatis mengabaikan akhir pekan (Sabtu dan Minggu) dan secara opsional dapat mengecualikan beberapa daftar liburan yang diberikan sebagai tanggal.

Berikut adalah bentuk umum penulisan dari rumus NETWORKDAYS pada Microsoft Excel:

=NETWORKDAYS(start_date, end_date, [holidays])

Keterangan:

Start_date = Tanggal mulai

End_date = Tanggal selesai

Liburan - [opsional] Daftar hari non-kerja sebagai tanggal.

Contoh penggunaan rumus NETWORKDAYS

Fungsi NETWORKDAYS menghitung jumlah hari kerja antara dua tanggal, secara otomatis tidak termasuk akhir pekan (Sabtu dan Minggu) dan tidak termasuk hari libur. Misalnya tanggal mulai letaknya ada di A2 dan tanggal selesai letaknya ada pada B2. Maka rumusnya sebagai berikut:

=NETWORKDAYS(A2,B2)

Misalnya pada contoh di atas, kita punya tanggal mulai suatu proyek dari 1 Januari 2019 dan dari tanggal yang telah disepakati berakhir pada 1 Juli 2019. Dalam rentang waktu tersebut, terdapat 1 hari libur (anggapannya ya) yaitu tepat pada tanggal 2 Juni 2019. Dengan menggunakan rumus ini maka jumlah hari yang dihabiskan untuk menyelesaikan suatu proyek adalah 130 hari.

Fungsi NETWORKDAYS selain dipakai untuk menghitung jumlah hari juga banyak sekali kelebihannya nih sahabat DQLab. Mulai dari menghitung keuntungan karyawan yang bertambah berdasarkan hari kerja, jumlah hari kerja yang tersedia selama proyek, jumlah hari kerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan masalah dukungan pelanggan dan sebagainya.

3. NETWORKDAYS.INTL

Rumus selanjutnya adalah NETWORKDAYS.INTL. Fungsi ini digunakan untuk menghitung jumlah hari kerja antara dua tanggal. Secara umum, fungsi ini terbilang mirip dengan fungsi NETWORKDAYS. Walaupun kelihatannya mirip tapi aplikasinya justru berbeda ya. Kalau rumus NETWORKDAYS ini mengecualikan hari Sabtu dan Minggu sebagai hari akhir pekan. Jadi weekend tidak diperhitungkan dalam hari proyek. Tetapi untuk NETWORKDAYS.INTL ini pengguna bisa menentukan akhir pekan atau hari libur SELAIN hari Sabtu dan Minggu. Jadi bebas ya mau hari apa aja.

Berikut adalah rumus umum dari fungsi NETWORKDAYS.INTL 

=NETWORKDAYS.INTL (start_date, end_date, [weekend], [holidays])

Keterangan:

Start_date = tanggal mulai dari rentang tanggal yang dipilih

End_date = tanggal selesai dari rentang tanggal yang dipilih

Weekend = akhir pekan. Ini adalah sebagai argumen opsional. Kamu bisa menentukan hari mana dalam seminggu yang dianggap sebagai akhir pekan. Apabila kamu menganggap Sabtu dan Minggu sebagai akhir pekan maka argumen ini bisa diabaikan.

Holidays = Hari libur. Ini adalah sebagai argumen opsional. Kamu bisa memilih atau menentukan hari mana saja yang termasuk hari libur. 

Contoh rumus dari NETWORKDAYS.INTL 

Berdasarkan pada contoh di atas bahwa kita bisa langsung mengaplikasikan rumus berikut dengan mengacu langsung ke sel yang berisi tanggal mulai, tanggal akhir, dan tanggal liburan: =NETWORKDAYS.INTL( B3, C3,1,F3:F4 ).

Baca juga : Kenali Rumus IF pada 3 Kondisi dengan Excel

4. MONTH

Terakhir, ada fungsi MONTH yang bisa kamu pakai untuk menghitung jumlah bulan yang dihabiskan dalam proyek. Fungsi MONTH pada Microsoft Excel digunaan untu mengekstrak angka bulan dari tanggal ke dalam sel, ataupun untuk memasukkan nomor bulan ke dalam fungsi lain seperti fungsi DATE. Berikut adalah bentuk umum dari fungsi MONTH:

=MONTH(date)

Keterangan:

Date - tanggal Excel yang valid.

Kamu dapat menggunakan fungsi MONTH untuk mengekstrak angka bulan dari tanggal ke dalam sel, atau untuk memberi nomor bulan ke fungsi lain seperti fungsi DATE.

Catatan: tanggal adalah nomor seri di Excel, dan dimulai pada 1 Januari 1900. Tanggal sebelum 1900 tidak didukung. Untuk menampilkan nilai tanggal dalam format tanggal yang mudah  dibaca, terapkan format angka pilihan Anda.

Microsoft excel ini tidak kalah naik daun dengan bahasa pemrograman lainnya. Microsoft excel dapat digunakan untuk analisis data dan memvisualisasikannya dalam bentuk grafik atau diagram loh! Ingin tahu lebih lanjut? Yuk ikutan Bootcamp Data Analysis With Excel bersama DQLab! 

Ada banyak benefit yang bisa kamu temukan disini. Kamu bisa belajar lebih praktis, end-to-end dan terstruktur didampingi oleh expert yang sudah ahli di bidangnya loh sahabat DQ.

Info lebih lanjut langsung aja kunjungi DQLab LiveClass untuk informasi lebih lanjut mengenai bootcamp Excel. Daftarkan dirimu sekarang yuk dan mulai siapkan karirmu menjadi seorang Data Analyst dengan ikut bootcamp Data Analysis with Excel!

Penulis: Reyvan Maulid