Rumus Excel untuk Admin Sales, Jobseeker Wajib Catat!

Microsoft Excel menjadi salah satu skill yang wajib dipelajari khususnya bagi jobseeker yang ingin bekerja di industri data. Tidak menutup kemungkinan bahwa skill excel dinilai sebagai keterampilan yang mandatory apalagi untuk posisi admin di perusahaan. Studi dari Social Market Foundation menunjukkan bahwa seseorang menguasai banyak skill terutama Excel dapat meningkatkan produktivitas sebesar 20 persen.

Penguasaan Excel dinilai sangat membantu dalam mencari pekerjaan karena memang hampir semuanya menggunakan Excel sebagai tools sehari-hari. Mungkin banyak dari kalian dulu waktu di sekolah pernah mendapatkan mata pelajaran komputer yang mana salah satu materinya adalah materi tentang excel. 

Ketika seorang admin misalnya ingin melakukan pengolahan data dan melakukan pengecekan pada data, maka perlu menggunakan rumus atau formula yang tepat dan sesuai untuk menyelesaikan pekerjaannya. Apalagi dalam pembahasan kali ini, berfokus pada admin penjualan yang sehari-harinya mengerjakan data-data terkait penjualan produk maupun pengolahan data terkait kode penjualan. 

Maka dari itu, biasanya kemampuan dasar dalam menggunakan Microsoft Excel selalu menjadi persyaratan wajib dalam setiap job requirements yang ditetapkan perusahaan. Apalagi bagi sahabat DQ yang ingin melamar dan berkarir menjadi seorang admin, pastikan untuk mengetahui rumus-rumusnya yang biasa digunakan untuk melakukan pengolahan data dan reporting. Setiap profesi admin dengan latar belakang industri yang berbeda-beda tentunya memiliki penggunaan rumus excel yang berbeda pula. 

Kali ini kita akan coba kupas tuntas terkait rumus yang seringkali digunakan oleh posisi admin penjualan atau admin sales. Berikut ini DQLab akan berikan kamu rekomendasi beberapa rumus excel yang bisa kamu pelajari sebagai starter kit menuju dunia kerja utamanya posisi sebagai admin di ranah sales and marketing. 

1. Duplicate Values

Bagi seorang admin penjualan, mencari data duplikat adalah pekerjaan yang cukup rumit dan pastinya butuh waktu yang tidak sebentar. Sebab banyak data yang masuk membuat admin penjualan pastinya keteteran untuk menemukannya. 

Namun dengan adanya rumus Excel justru lebih mempermudah dalam hal pekerjaan seorang admin penjualan. Kini kalian sudah tidak perlu repot buat mencari data yang duplikat satu persatu ya. Kalian bisa pakai cara Conditional Formatting yang telah disediakan oleh Excel untuk mendeteksi adanya duplikasi pada data. Kira-kira cara pakainya gimana ya? Eitsss, tapi sebelumnya kita mau kasih contoh kasusnya dulu ya biar lebih paham.

Misalnya kita disajikan sebuah data yang berisi rekanan supplier bahan makanan frozen yang bekerjasama dengan perusahaan sebut saja CCS. Sebagai seorang admin penjualan kita diminta untuk melakukan cek apakah ada duplikasi data pada data yang telah disediakan. Contoh datanya kalian bisa cek langsung dibawah ya.

Terus caranya gimana? Untuk melakukan cek data apakah ada duplikasi atau tidak, kita bisa menggunakan conditional formatting pada excel. Kita simak yuk langkah-langkahnya!

• Klik Conditional Formatting - pilih Highlight Cells Rules.

• Kemudian Klik Duplicate Values untuk mencari data duplikat.
• Lalu nanti kita akan diarahkan menuju perintah duplikasi data manakah yang ingin kita cari dengan menggunakan duplicate values. Kemudian kalian bisa pilih mau yang duplicate untuk cari data yang double atau unique untuk mencari data yang unik.

• Kalian bisa juga memilih marking atau penanda berupa warna untuk data yang duplikat dengan klik pilihan yang ada di sebelah kanan. Disini aku pakai penandanya light red fill with dark red text. Jika kalian ingin menggunakan warna lainnya juga bisa.
• Kemudian hasilnya akan keluar kira-kira data mana yang masuk duplikat.

Berdasarkan hasil pencarian pada duplikasi data diatas, dari sembilan data yang disajikan ternyata ada dua data yang terdeteksi adanya duplikasi data. Data tersebut terdapat pada kolom ke-5 dan kolom ke-9 yaitu Lilyn Edelsea yang muncul dua kali.

Kedua data tersebut dipisahkan dengan marking warna merah. Dari sini akhirnya ketemu deh mana aja yang terindikasi duplikasi data. Agar kalian lebih jelas, berikut kita kasih tutorialnya langsung melalui potongan dibawah ini.

Baca juga : Rumus Excel yang Paling Sering Digunakan dalam Dunia Kerja

2. Text That Contains

Selanjutnya kita bisa gunakan text that contains untuk melakukan pengecekan pada data yang kita punya. Fungsi dari text that contains dalam conditional formatting pada Excel adalah untuk memberikan highlight pada cell yang ada nilai dari teks tersebut. Nantinya dari kita sendirilah yang akan melakukan pengecekan dengan text that contains ini. 

Sebagai seorang admin penjualan, penggunaan fungsi ini sangatlah penting karena kita tidak mau data yang sudah kita punya sebelumnya itu bercampur dengan data yang lain. Kira-kira cara pakainya gimana ya? Simak contoh kasusnya yuk!

Masih sama dengan studi kasus di poin pertama ya sahabat DQ. Misalnya kita disajikan sebuah data yang berisi rekanan supplier bahan makanan frozen yang bekerjasama dengan perusahaan sebut saja CCS. Sebagai seorang admin penjualan ternyata kita mendapatkan laporan bahwa ada lagi satu supplier yang baru saja kontrak dan bekerjasama dengan perusahaan CCS untuk penyediaan bahan makanan. Contoh datanya kalian bisa cek langsung dibawah ya.

Terus caranya gimana? Untuk melakukan cek data dan memberi penanda data untuk supplier baru, kita bisa menggunakan conditional formatting pada excel. Kita simak yuk langkah-langkahnya!

• Klik Conditional Formatting - pilih Highlight Cells Rules.

• Kemudian Klik Text That Contains untuk memberikan penanda pada data.

• Setelah itu, kita akan diarahkan untuk melakukan highlight pada data yang kita inginkan. Disini kita mau tandain pada kata deviloconsulting untuk diberikan penanda warna.

• Kalian bisa juga memilih marking atau penanda berupa warna untuk data yang ingin kita tandai dengan klik pilihan yang ada di sebelah kanan. Disini aku pakai penandanya light red fill with dark red text (sama seperti poin sebelumnya). Jika kalian ingin menggunakan warna lain juga bisa. 
• Yes, finally kamu berhasil dan ini dia hasilnya!

Berdasarkan hasil penggunaan fitur text that contains tadi, kita berhasil menandai satu kolom dari sembilan data yang telah tersedia. Kita tandai pada kolom email nomor sembilan bahwa deviloconsulting adalah salah satu data terbaru yang kita perlu tandai untuk membedakan mana data baru dan lama. Sedangkan pada data kolom pertama hingga kedelapan adalah data supplier yang sebelumnya sudah ada. Agar kalian lebih jelas, berikut kita kasih tutorialnya langsung melalui potongan dibawah ini.

3. Text To Columns

Lanjut kita masuk ke penggunaan Text to Columns. Penggunaan text to columns sangat penting bagi seorang admin penjualan agar dapat memudahkan teks atau karakter yang posisinya berderet untuk dipisahkan menjadi kolom terpisah. Penggunaan ini jauh lebih efektif dibandingkan dengan kita menggunakan fungsi LEFT, MID dan RIGHT yang biasanya kita gunakan. Text to Columns berada pada bagian data tools di Microsoft Excel. Kira-kira cara pakainya gimana ya? Sebelumnya kita mau kasih contoh kasusnya dulu ya biar lebih paham.

Misalkan kita disajikan suatu data yang berisi perwakilan CEO, COO dan CFO dari beberapa perusahaan rekanan supplier bahan makanan. Kamu sebagai seorang admin penjualan diminta untuk memisahkan kolom nama pada kolom yang terpisah. Kolom terpisah ini memungkinkan atasan untuk dapat dengan mudah dibuatkan kartu nama sebagai penanda. Dapatkah kalian untuk melakukan pemisahan kolom nama tersebut. Contoh datanya kalian bisa cek langsung dibawah ya.

Nah, ternyata kita diminta untuk melakukan pemisahan kolom nama dibuat menjadi kolom terpisah. Caranya gimana? Kalian bisa pergunakan fitur Text to Columns untuk memisahkannya. Berikut adalah langkah-langkahnya yang bisa kalian lakukan.

• Langkah pertama pilih cell yang ingin kita pisahkan. Disini aku pakai kolom nama karena sesuai permintaan kita ingin memisahkan nama tersebut untuk dibuatkan kartu nama.

• Berikutnya kita klik Data, pilih Text to Columns.

• Selanjutnya kita masuk ke tahap pemisahan data. Setelah kita klik Text to Columns lalu kita mulai melakukan pemisahan dengan klik delimiter. Delimiter berfungsi agar karakter yang ingin kita pilih akan terpisah.

• Dari sumber data yang kita miliki bisa dilihat bahwa pemisah yang muncul dalam teks tersebut hanya spasi saja. Setelah spasi ini dijadikan sebagai pembatas maka dalam kolom hasilnya spasi ini akan dihilangkan.

• Seperti yang terlihat dalam gambar diatas yang kita checklist atau kita pilih adalah Space dan Treat consecutive delimiters as one. Langkah selanjutnya dalam bagian ini adalah klik Next tapi pastikan semua pilihan sudah dichecklist seperti yang dijelaskan diatas.
• Step terakhir kita akan menentukan format apa saja yang akan digunakan dalam teks yang diubah menjadi kolom ini. Format yang bisa dipilih adalah General, Text, dan Date tetapi biasanya saya mengubah format ini setelah data selesai dijadikan kolom supaya lebih mudah.
• Selain memilih format yang akan digunakan pada bagian ini kita juga harus menentukan lokasi cell hasil yang akan menyimpan kolom dari teks tersebut. Namun karena saya cuma mengubah dan memisahkan kolom nama maka saya pilih formatnya general.

• Selanjutnya sudah jadi deh hasil pemisahannya dan sudah dipisahkan pada kolom yang terpisah seperti yang terdapat pada gambar berikut.

4. Concatenate

Fungsi CONCATENATE merupakan salah satu fungsi teks yang seringkali digunakan oleh admin khususnya admin penjualan. Fungsi CONCATENATE digunakan untuk menggabungkan dua atau beberapa string karakter atau teks menjadi satu string. Contoh kegunaan rumus concatenate biasanya dipakai untuk menggabungkan nama barang dengan kode barang. Selain itu biasa juga untuk membuat NIM mahasiswa yang diambil dari tahun masuk dan kode jurusan.

Bentuk umum dari fungsi CONCATENATE adalah 

=CONCATENATE (Text1;Text2;¦)

Penjelasan:

CONCATENATE: Merupakan nama rumus untuk menggabungkan beberapa data sel ke dalam satu sel.

Text1: Merupakan teks pertama yang ingin digabungkan.

Text2: Merupakan teks kedua yang ingin digabungkan.

Bagian teks tersebut juga bisa kita ganti dengan mereferensikan selnya langsung di mana terdapat data-data yang akan digabungkan. Gunakan tanda petik dua (œ) jika kita memasukkan format teks ke dalam rumus. Sebaliknya, tidak perlu menggunakan tanda petik jika kita menggunakan referensi sel.

Apabila muncul pesan error seperti #NAME? maka kemungkinan penulisan rumusnya tidak benar. Bisa saja disebabkan karena penggunaan tanda petik yang tidak lengkap (kurang satu). Perlu diketahui bahwa hasil rumusnya nanti akan berbentuk format teks meskipun kita memasukkan data berupa angka atau format selain teks. Kira-kira cara pakainya gimana ya? 

Berikut disajikan sebuah data yang berisi nama, kode wilayah dan nomor telepon. Sebagai seorang admin penjualan anda diminta untuk menggabungkan kode wilayah dan nomor menjadi satu kolom. Caranya gimana? Kalian cukup gunakan fungsi CONCATENATE untuk menggabungkannya. Berikut adalah formula yang bisa kalian pakai.

= CONCATENATE(B2;C2)

Berikut hasil penggabungannya

Baca juga : Kenali Rumus IF pada 3 Kondisi dengan Excel

5.Belajar Excel untuk Rumus Admin Bersama DQLab!

Profesi apapun harus bisa Excel! Yuk, mulai perdalam kompetensi excel mu bersama DQLab.

Pelatihan yang ditawarkan beragam mulai dari yang basic sampai yang advance lho! Signup sekarang di DQLab atau isi form dibawah ini ya, untuk nikmati quiz gratis excel sekarang!

Penulis: Reyvan Maulid

Tags