Tutorial Visualisasi Excel Project Milestone Chart

Excel menyediakan banyak ragam visualisasi data yang bisa dicoba. Mulai dari yang sederhana hingga visualisasi data yang advance sekalipun semua bisa ditangani langsung dengan Excel. Salah satu visualisasi data yang bisa kamu coba dalam menunjang kegiatan operasional divisi/perusahaan adalah project milestone chart. Mendengar istilah project menandakan bahwa kita akan berhubungan dengan tugas, kegiatan maupun proyek yang dijalankan oleh individu maupun satu tim. 

Visualisasi data project milestone chart dapat membantu project manager dalam mengontrol kegiatan yang berhubungan dengan proyek, melacak aktivitas dalam setiap tahapan apakah sudah sesuai dengan target yang sudah kita rencanakan atau justru molor. Melalui project milestone chart, seorang project manager bisa memangkas aktivitas yang sekiranya tidak perlu demi keberlangsungan dan kelancaran proyek.

Dalam membuat grafik Project milestone terdapat garis penanda untuk menandai kapan waktu mulai aktivitas proyek dijalankan dan kapan waktu selesai proyek tersebut dijalankan.Perumpamaannya gini deh sahabat DQLab, anggapannya kalian ingin pergi ke suatu tempat. Untuk menuju kesana, kamu perlu data-data seperti rute perjalanan yang terdekat ke lokasi tujuan, Estimasi waktu sampai ke lokasi dan jarak tempuh dari titik awal hingga lokasi tujuan. 

Sama juga dengan grafik ini, sepanjang perjalanan proyek, project manager melakukan evaluasi apakah proyek yang dijalankan sudah on the track atau belum, project milestone chart juga berisi agenda-agenda penting yang membersamai proyek berlangsung. Semua ini bisa kamu buat hanya dengan modal Excel aja lho! Penasaran bagaimana cara membuatnya dan penerapan aplikasi project milestone chart di perusahaan? Simak selengkapnya melalui artikel berikut ini.

1. Definisi Project Milestone Chart

Sebelum kita membahas tentang cara membuat grafiknya, kita kulik sedikit soal definisinya. Apa sih project milestone chart itu? Dalam istilah project management atau manajemen proyek, project milestone adalah serangkaian tahapan, fase maupun aktivitas yang dijalankan baik individu maupun tim untuk melaksanakan proyek agar dapat terselesaikan sesuai dengan rencana. 

Pada umumnya, project milestone chart merupakan bentuk grafis yang menyediakan representasi beberapa tahapan proyek maupun peristiwa penting yang terjadi sepanjang proyek berlangsung. Project milestone chart dibuat sangat spesifik oleh project manager. Mulai dari tanggal mulai proyek, tanggal selesai proyek, siapa penanggung jawabnya, tahapan dari masing-masing proyek (tahap 1-2-3-4-5-dst), laporan kemajuan proyek dan lain-lain.

Pembuatan grafik project milestone chart terbilang komunikatif karena bukan hanya bermanfaat bagi suatu tim tapi juga bagi stakeholder untuk melakukan pengontrolan dan evaluasi dari tahapan sebelumnya menuju tahapan yang akan datang. Project milestone chart diibaratkan layaknya anak tangga yang harus ditapaki hingga sampai ke tujuan yaitu proyek selesai dengan tepat waktu. Project milestone chart juga memudahkan pemimpin proyek apakah pekerjaan yang dilakukan sudahkah sesuai atau belum.

Baca juga : Rumus Excel yang Paling Sering Digunakan dalam Dunia Kerja

2. Manfaat Project Milestone Chart

Agar anggota tim dan pihak manajemen bisa memenuhi tanggung jawab dalam menyelesaikan proyeknya maka dibuatlah Project milestone chart. Hal ini dikarenakan untuk memastikan bahwa proyek yang dijalankan tetap pada jalurnya hingga proyek tersebut selesai. 

Berikut adalah manfaat dari Project milestone chart:

• Memantau Jadwal dan Pengembangan Proyek

Project milestone chart membantu project manager memantau garis waktu sesuai dengan rencana yang sudah disusun sebelumnya, hasil yang dicapai pada proyek sebelumnya, dan indikator KPI. Dengan tercapainya setiap tahapan, pihak manajemen dapat melihat progress dan membandingkannya dengan kemajuan yang sudah direncanakan.

• Meningkatkan Kerjasama Tim

Dalam menjalankan suatu proyek dibutuhkan kerjasama antar anggota tim. Terkadang setiap anggota tim punya lokasi dan zona waktu yang berbeda. Pembuatan Project milestone chart diharapkan dapat merangsang kerja tim agar proyek dapat terselesaikan tepat waktu dan setidaknya menghemat anggaran.

• Mengenali Titik Kritis dari Masing-Masing Tahapan

Setiap tahapan terkadang memiliki titik kritis dalam menjalankan suatu proyek. Jika terjadi maka akan membuat pengerjaan proyek yang dijalankan menjadi molor. Oleh sebab itu, Project milestone chart ada untuk mengenali lebih dini atas titik kritis pada masing-masing tahapan yang kemungkinan bisa saja terjadi dalam berlangsungnya suatu proyek.

3. Contoh Project Milestone Chart

Dalam membuat Project milestone chart, setidaknya ada beberapa komponen berikut.

• Waktu mulai dan waktu selesai pada suatu proyek

• Pembagian tugas setiap tahapan proyek oleh masing-masing pekerja

• Total durasi yang harus diselesaikan setiap tahapan pada proyek

• Penanggung jawab setiap tahapan dalam suatu proyek

• Penjelasan singkat setiap tahapannya

Mari kita lihat contoh Project milestone chart untuk melakukan testing produk.

Dari contoh berikut kita bisa memisahkan masing-masing tahapannya. Proyek testing suatu produk dimulai dengan membuat tolak ukur dan mengumpulkan target audiens untuk menguji produk yang nantinya akan diluncurkan. Berlanjut pada tahap selanjutnya yaitu merencanakan dan membuat kriteria pengujian pada testing produk MVP. Ada Regression Test Case Step yang dilakukan dalam pengujian. 

Kemudian, dilakukan proses review dari target audiens kira-kira apakah produk tersebut sudah memenuhi syarat untuk diluncurkan. Lalu dari hasil review tadi, dilakukan proses reporting dari masing-masing kriteria yang sudah direview. Terakhir barulah produk tersebut resmi diluncurkan.

Baca juga : Kenali Rumus IF pada 3 Kondisi dengan Excel

4. Cara Membuat Project Milestone Chart dengan Microsoft Excel 

Sekarang mari kita ajak kamu untuk mengetahui bagaimana cara membuat grafik Project milestone chart dengan menggunakan Microsoft Excel. Anggapannya kita punya data yang berisi timeline masing-masing tahapan sebagai berikut:

Jika sudah siap dengan datanya, kita langsung masuk ke langkah-langkahnya yuk.

• Step 1: Tandai kolom-kolom berikut. Mulai dari kolom Date, Height dan Helper Column. Disini kamu bisa memilih tiga kolom tersebut dengan menekan tombol Ctrl untuk menandainya

  
  

• Step 2: Masuk ke Menu Insert > Line Charts > Line with Markers

  
  

• Step 3: Klik kanan pada bagian Chart. Kemudian pilih Select Data

  
  

• Step 4: Pilih Kolom “Helper Column” dan tekan panah atas untuk memindahkan data. Kemudian pilih OK.

  
  

• Step 5: Klik Garis Biru pada bagian Height dan ubah Chart dengan klik kanan kemudian pilih Change Series Chart Type.

  
  

• Step 6: Di bagian paling bawah, pilih Combo chart. Kemudian pada bagian Height drop-down, pilih Clustered Column Chart type dan Centang pada bagian Secondary Axis box. Sedangkan pada Helper Column drop-down, pilih Line with Markers chart type dan pada Secondary Axis box tidak perlu dicentang.

  
  

• Step 7: Pilih kolom yang berwarna biru dan klik kanan. Kemudian pilih Data Labels. 

  
  

• Step 8: pilih salah satu dari height numbers. Klik kanan dan pilih Format Data Labels. Pada bagian bawah Label Options, pastikan untuk memilih Value From Cells. Kemudian tandai milestone values dan klik OK.

  
  

• Step 9: Sekarang kita rubah dari bentuk kolom menjadi bentuk garis. Caranya masuk ke bagian Design - Add Chart  Element - Error Bars - More Error Bar Options. Pada bagian Format Error Bars di sisi kanan, pastikan bagian Error Bar Options memilih berdasarkan kriteria berikut:

Direction = Minus

End Style = Cap

Error Amount = Percentage at 100%

• Step 10: Klik kanan pada bagian chart, kemudian pilih Format Data Series. Pada fill pastikan untuk memilih No fill dan no line pada Border.

  
  

Mudah kan? Selamat Mencoba!

Seru juga, ya belajar memvisualisasikan data dengan menggunakan Microsoft Excel. Bagi pemula yang belum pernah belajar bahasa pemrograman, Excel dapat menjadi tools yang dipelajari lebih dulu untuk analisis dan visualisasi data. Kamu bisa mencoba menggunakan data yang diperoleh dari internet atau membuat dataset sederhana di Excel. Mau belajar fitur-fitur Excel menggunakan kasus nyata di industri? Yuk, gabung di DQLab.id! Belajar Excel lebih mudah bersama mentor data dan studi kasus nyata untuk perdalam skillmu.

Penulis: Reyvan Maulid